Chapter 6-3 Perencanaan Operasional (6-3 Perlengkapan Produksi)

CHAPTER 6 PERENCANAAN OPERASIONAL

6-3 PERLENGKAPAN PRODUKSI

Panggung

Pembuatan panggung melibatkan seluruh unsur event bersama ke dalam satu tema. Panggung merupakan tempat dimana atraksi dipentaskan, yang dapat disaksikan oleh seluruh audien. Dapat dikatakan bahwa panggung merupakan inti venue dimana seluruh aktifitas akan berpusat dan berfokus di tempat ini, oleh karenanya aspek-aspek yang berkaitan dengan perencanaan strategis perusahaan, sifat promosi, tema hingga sistem operasionalnya harus nampak di panggung ini.

Dalam dunia olah raga, arena atau lapangan merupakan panggung utama dimana seluruh audien dan peserta melakukan aktifitasnya dan memainkan perannya. Seorang atlit renang memainkan perannya diatas kolam renang, atlit sepak bola memerankan perannya dilapangan bola dan artis penyanyi melakukan perannya diatas panggung konsernya. Termasuk didalam panggung, yang perlu diperhatikan adalah :

1.     Back stage : back stage adalah lokasi dibelakang panggung dinama stage manager dan strage cre melakukan tugasnya dalam mengatur arus artis dan performan lainnya kelaur masuk. Ruang back stage ini sangat penting untuk tempat siaga jika peralatan dan perlengkapan diatas panggung mengalami kendala. Misalnya speaker jatuh oleh angin, kabel putus, dan lainnya. Tempat ini pula yang biasa digunakan oleh manajer artis atau stage manager dalam briefing artisnya yang akan masuk ke panggung.

2.     Artist room : ruang artis adalah tempat pribadi bagi group artist sebagai tempat stand by dan melakukan rias. Ruang artis ini berlokasi tidak jauh dari panggung agar mudah koordinasinya.

3.     Catering room : yaitu ruang makan yang disediakan oleh panitia bagi seluruh artis dan crew yang terlibat.

4.     Audio control : tidak semua jenis even memerlukan ruang audio ini kecuali event yang bersifat broadcast atau event-event khusus yang harus dihubungkan dengan channel TV atau Radio. Ruang ini harus kedap suara dan tidak boleh terlalu dekat dengan panggung.

5.     FOH (sound control) : FOH atau yang disebut sound control pada umumnya bertempat di depan panggung dan centre. Ruang ini ditujukan untuk mengatur keseimbangan audio dan pusat kontrol sound system

Seperti dijelaskan O tole……………bahwa panggung harus menampilkan keseluruhan fungsi operasional dan kelayakan show didalamnya. Dalam dunia konser musik misalnya, Panggung harus dapat menampung elemen elemen yang penting dari keseluruhan aspek yang terkait, misalnya :

v  Venue : yaitu berkaitan dengan luasan serta karakteristik venue dimana panggung tersebut dibuat. Panggung untuk kebutuhan out door akan berbeda dengan panggung indoor. Misalnya panggung outdoor harus memerlukan penutup atap sebagai alat untuk mengantisipasi adanya hujan maupun terik matahari yang dapat merusak peralatan sound dan lighting.

Penyesuaian dengan luasan dan kapasitas venue. Venue yang dapat menampung hingga 50.000 orang  ukuran panggung harus besar, minimal 50 meter X 20 meter, agar dari penonton yang paling belakang dapat melihat panggung dengan jelas, jadi tidak terlalu sempit dan kecil. Demensi panggung berarti luasan dan tinggu panggung, selain panjang dan lebar, tinggi panggung yang proporsional akan memberikan bentuk yang estetis dari depan.

Arus keluar masuk. Untuk konser yang ekslusif, arus masuk dan arus keluar biasanya dibedakan dalam dua jalur, terutama untuk konser yang melibatkan banyak penari dan figuran secara kolosal.

v  Pengaturan audiovisual, spesial efek. Saat ini sedang tren yang namnya LED dan spesial efek lainnya seperti pyro, fountain, gunsmoke, kembang api, laser,  dan efek lainnya yang memerlukan space di panggung. Jarak antara efek dengan penontonpun dibatasi dengan baricade yang kuat. Beberapa efek dapat menyebabkan kebakaran karena percikan apinya, atau luasan panggung yang sempit akan menyebabkan flow dari gunsmoke tidak lancar sehingga mengganggu artis dan performance lain didekatnya.

v  Pengaturan peralatan sound system & lighting, dekorasi, back stage. Semakin banyak peralatan dan dekorasi yang dipasang di panggung maka akan semakin luas pula. Tetapi sekarang sudah ada sound system dengan kekuatan besar yang lebih ramping dan dapat digantung di ridge. Pengaturan lighting untuk dalam konser besar pada umumnya digantung diatas panggung dan di depan pangggung. Hal ini bertujuan selain untuk keamanan artis, juga efek pencahayaan dan penerangan panggung secara menyeluruh tetapi tetap fokus didalam panggung itu sendiri.

v  Dekorasi, properties dan scenery. Dekorasi dan scenery akan mencerminkan kemeriahan dan suasana acara yang dilaksanakan dan tema sangat mempengaruhi keduanya dalam penciptaan Image atau kesan yang akan disampaikan.

v  Artis, speaker : bagi artis yang sudah professional, mereka pada umumnya sudah mempunyai riders atau ketentuan mengenai panggung, luasan, ketinggian, bentuk dan lantai yang digunakan. Panggung harus dapat menampung seoptimal mungkin artis yang sedang bernyanyi diatasnya. Setiap grup artis pada umumnya berkisar antara 2 hingga 10 personil, harus mampu ditampung dalam panggung tersebut. Ukuran panggung biasanya mempunyai standard yang seragam meskipun ini tergantung dari jenis event dan pesan apa saja yang akan disampaikan event manager diatas panggungnya. Misalnya untuk konser out door yang menampilkan 2 set band cukup menggunakan panggung dengan ukuran  12meter X 16 meter, atau  Untuk penampilan 5 set band pada umumnya di pelukan minimal 18 X 16 meter.

v  Dalam event yang berkatian dengan makanan, penempatan catering sangat penting. Misalnya dalam event perkawinan atau gala dinner yang melibatkan banyak orang, maka area keseluruhan itu merupakan panggung yang berbaur menjadi satu dengan audien.

Panggung merupakan semua hal yang berkenaan dengan pengalaman pengunjung akan pertunjukkan apakah pertunjukkan berupa kompetisi olahraga, lari gembira atau pertunjukkan musik.

LIGHTING

Event manager tidak perlu mengetahui segala hal tentang lighting.  tetapi paling tidak manajer mengetahui bentuk keahlian yang digunakan. Bagi perusahaan event organiser yang besar, pada umumnya mereka mempunyai lighting desainer sendiri, dengan begitu kebutuhan dasar akan jenis dan jumlah lighting serta biayanya dapat dengan cepat diketahui di awal termasuk desain awalnya. Selain pertimbangan efektivitas kerja, juga efisiensi biaya yang jika di outsourching semua maka akan menjadi mahal.

Kebutuhan akan lighting semakin tinggi untuk konser atau event yang berada di outdoor dengan kapasitas penonton dan panggung yang berukuran besar, begitu pula di venue yang bertempat di hall indoor. Berbeda ketika event berlangsung di siang hari atau event yang memerlukan panggung kecil, maka kebutuhan lighting ini menjadi sedikit.

Contoh kebutuhan lighting untuk sebuah konser cukup besar yang diadakan oleh TV dan disiarkan pada malam hari. Panggung yang diguanakn adalah 40meter X 20 meter dengan estimasi penonton 50.000 orang :

Spesifikasi  Lighting
Program  :  konser tahun baru 2008
Tanggal   :  31 desember 2007
Lokasi     :  pantai carnaval ancol
No	Nama barang	Qty	Satuan
1	Par 64 medium	20	Bar
2	Par 64 narrow	10	Bar
3	Par 64 very narrow	20	Bar
4	Acl	10	Set
5	Vl 3000	24	Unit
6	Vl 9	30	Unit
7	Super color	60	Unit
8	Minibrute	20	Set
9	Sl 3000	8	Unit
10	Follow spot 4000	1	Unit
11	Sky liner	6	Unit
12	Follow spot 2500	2	Unit
13	Neon tube	200	Unit
14	Follow spot 4000	1	Unit
15	Neon tube	200	Unit
16	Led matrix 1 x 1 m	84	Set
17	Led icon 1 x 1 belakang	60	Set
18	Led icon 1 x 1 bawah	32	Set
19	Screen 4 x 6 m	2	Set
20	Rig gawang 9 m x 6 m	6	Set
21	Rig bulat d 5 m	1	Set
22	Rig gawang 9 m x 12 m	1	Set
23	Dimmer console cable	1	Set
24	Smoke	10	Set

Lighting ini memerlukan keahlian dan peralatan yang khusus. Meskipun tidak secara detil, sebaiknya event manager mengetahui bentuk-bentuk lighting sehingga ketika berdiskusi dengan perusahaan penyewaan lighting tentang jenis lighting yang dibutuhkan beserta desainnya dapat dengan cepat dimengerti.

Untuk kegiatan loading dan setup peralatan ini, biasanya membutuhkan waktu 2-9 hari sebelum hari pelaksanaan, tergantung tingkat kesulitan dan jumlah lighting yang dipasang.

SOUND SYSTEM

Sound system merupakan elemen utama dalam mengadakan acara khususnya sebuah musik ataupun festival.

Layout sound system juga sama pentingnya dengan kualitas perlengkapan yang digunakan agar pengunjung merasakan pengalaman yang mengesankan

Berikut adalah contoh Keperluan peralatan dan Sound System untuk sebuah grup band:

1	Mixer Console untuk F.O.H. min 40/32 channel
1 pc	Equalizer 31 Octave Stereo
-	Accessories:
6 pc	Drummer
3 pc	Compressor
2 pc	Effect Processor

System Monitor:

1	Mixer Monitor min 40/32 channel, 6 AUX (Tentative)
1	Equalizer 6 AUX / 4 Stereo for Monitor
8 pc	Speaker Monitor (minimum jika INDOOR)
12 pc	Speaker Monitor (minimum jika OUTDOOR)

Keperluan Instrumen & Amply:

1 set	Drum Yamaha / DW + Cymbals Zildjian (sejenisnya)
1 pc	Keyboard Professional Roland RD 700 dan amplinya
1 pc	Amply Bass Trace Elliot / Galien Kruger (sejenisnya)
1 pc	Amply Gitar Acoustic

Microphone & Direct Box Active:

1 set	Microphone Drum Sennheiser BF504 / AKG 440 (sejenisnya)
8 pc	Microphone Shure SM 58 (sejenisnya)
4 pc	Microphone Shure SM 57 (sejenisnya)
2 pc	Microphone Condenser
2 pc	Microphone Wireless Handy
9 pc	Direct Box Active
17 pc	Stand Mic

Panggung/Stage:

10x6	Meter Ukuran Konfigurasi Panggung
10	Buah kursi untuk pemain

PERHATIAN:

• Bila grup ini akan tampil bersama grup lain, mohon disediakan channel-channel tersendiri. .
• Ukuran panggung dapat di rubah dengan berdiskusi terlebih dahulu bersama pihak manajemen.
• Kekuatan sound system minimal adalah 15.000 watt

Channel List :

FOH	MON	KETERANGAN	AMPLY/EFFECT	MIC/DJ BOX	STAND MIC
1	1	Kick	Drummer	AKG D112	Boom
2	2	Snare	Drummer	Shure SM57	Standing
3	3	Hi Hat		AKG C1000	Standing
4	4	Tom 1	Drummer	Sennheiser BF506
5	5	Tom 2	Drummer	Sennheiser BF506
6	6	Tom Floor	Drummer	Sennheiser BF506
7	7	Over Hat L		AKG C1000	Standing
8	8	Dumbek		Shure SM57	Standing
9	9	Jembe		Shure SM57	Standing
10	10	Tamborin		Shure SM57	Standing
11	11	Tabla Lo		Shure SM58
12	12	Tabla Hi		Shure SM57	Standing
13	13	Harmonium		Shure SM57	Standing
14	14	Keyboard		D I BOX Active
15	15	Bass	Gallien Kruger	D I BOX Active
16	16	Gitar	Fender/Sejenis	D I BOX Active
17	17	Harpa		D I BOX Active
18	18	Santur		D I BOX Active
19	19	Saz		D I BOX Active
20	20	Biola Syakura		D I BOX Active
21	21	Gambus Mustafa		D I BOX Active
22	22	Mandolin		D I BOX Active
23	23	Vocal Syakura		Shure SM58	Standing
24	24	Vocal Layla		Shure SM58	Standing
25	25	Vocal Naimah		Shure SM58	Standing
26	26	Vocal Mujahid		Shure SM58	Standing
27	27	Vocal Wahab		Shure SM58	Standing
28	28	Wireless Salim	Compressor	Shure Beta 58	Standing
29	29	Wireless Mustafa	Compressor	Shure Beta 58	Standing
30	30	Effect SPX900 - R
31	31	Effect SPX900 - L
32	32	Spare

SPESIAL EFEK

Event modern menggunakan perlengkapan yang semakin canggih – Hal ini menambah permasalahan dan pengetahuan untuk menggunakannya. Seringkali lebih baik jika menyewa perusahaan AV (audio visual) karena spesial efek merupakan hal yang memerlukan keahlian khusus dalam bidang perencanaan lighting, dekorasi dan jenis efek yang bermacam-macam. Pada saat ini efek berupa wash dan LED screen, LED icon sangat trend di kalangan industri musik yang menggunakan panggung. Jika dahulu menggunakan monitor TV yang dirangkai kini dengan LED screen pengaturan efek menjadi lebih baik dan dinamis.

LISTRIK DAN GENSET

 

Satu hal yang paling sering diabaikan berkenaan dengan event  adalah kebutuhan akan daya listrik. Listrik dibutuhkan untuk lighting, catering (jasa boga) dan dapur, lampu,, panggung, sound sistem, tenda, special effects lighting, penyejuk udara, dan lain-lain. Seringkali jika kita melihat konser musik dengan event yang cukup besar, mereka tidak menggunakan tenaga listrik dari PLN melainkan langsung dari Genset. Kenapa ? Karena untuk event-event besar tenaga listrik yang dibutuhkan sangat besar, hingga mencapai 300 Kva. dengan tenaga yang sebesar ini menggunakan enaga listrik PLN tidak cukup efektif karena memerlukan perijinan yang cukup rumit. Maka dipakailah genset sebagai tenaga pembangkit utamanya. Selain itu kelebihan genset adalah sumber arusnya yang relative konstan dibandingkan dengan daya dari PLN, dan ini menyebabkan suara sound tidak jernih, menyebabkan perlatan cepat rusak dan menimbulkan suara mbengung. Oleh karena itu jika event tersebut memerlukan sumber daya yang besar, saya menyarankan untuk langsung menggunakan genset dan bukannya listrik biasa.

Tetapi untuk event yang lebih kecil yang tidak menggunakan daya besar, menggunakan listrik PLN tidaklah terlalu beresiko, yang terpenting total daya yang dibutuhkan oleh event tersebut dapat dikontrol dan diperkirakan. Tetapi sebagai alat siaga, genset sangat diperlukan jika sewaktu-waktu terjadi listrik mati.

Juga petugas yang ahli mengenai listrik dibutuhkan untuk memastikan hal-hal yang berkenaan dengan kelistrikan. Seorang petugas kelistrikan yang memiliki lisensi paham mengenai segala perangkat yang dibutuhkan sampai regulasi keamanannya. Jangan lupa untuk menggunakan generator dengan suara yang tidak bising. 

Dalam banyak kasus, listrik menjadi salah satu pokok masalah yang harus dicermati dan dipersiapkan matang karena mengandung resiko yang sangat besar. Event organiser beserta crew nya harus benar-benar memastikan bahwa peralatan tersebut tidak mengundang bahaya bagi pengunjung, misalnya :

l  Kapasitas daya terpakai tidak boleh melebihi kapasitas daya terpasang. Jika kapasitas genset adalah 100Kva, maka harus digunakan untuk kebutuhan sound atau lighting dibawah 100Kva, karena jika terjadi kelebihan muatan akan menimbulkan power over dan mati.

l  Pemisahan fungsi : yaitu pemisahan atau pembedaan genset yang dipakai untuk sound dan lighting, genset untuk AC dan genset untuk efek. Dengan adanya distribusi ini akan semakin mudah bagi operator untuk mengetahui dan efisiensi penggunaan genset.

l  Lokasi : bahwa genset atau power listrik harus ditempatkan ditempat yang jauh dari kerumunan agar tidak membahayakan. Selain itu dengan menjauhkan genset dari pengunjung, suara bising dari genset tidak mengganggu jalannya event yang sedang berlangsung.

l  Kabel dan sambungan : pennggunaan kabel listrik harus memperhatikan faktor kekuatan. Kuat terhadap beban, terinjak dan mengalirkan sumber daya. Sambungan kabel juga harus diperhatikan terutama jika terjadi hujan atau terkena air, jangan sampai terjadi korsleting atau menyengat orang-orang disekitarnya.

l  Jalur : jalur kabel sebaiknya dibawah tanah, atau minimal tertutup oleh papan sehinga tidak menyandung orang yang sedang lewat.

l  Papan informasi : bahwa lokasi tersebut berbahaya karena merupakan arus tegangan tinggi.

l  Dan lainya

Ada beberapa dokumen yang digunakan untuk mengorganisasi dan mengontrol staging. Perhatikan bagaimana mereka membuat lembar skedul, peta lokasi, tugas dan tanggung jawab. Ini merupakan contoh proses event project management yang digunakan dalam event.

CATERING, FOOD AND BEVERAGE SERVICES

Tidak ada special event yang lengkap tanpa cemilan, makanan, atau minuman. Inilah saat profesional caterer masuk. Profesional caterer menyediakan layanan makanan dan minuman. Layanan catering berbeda-beda dari catering satu ke catering lainnya. Catering biasanya memberi perhatian pada pilihan menu dan juga penyiapan makanannya. Beberapa catering menyediakan beberapa atau seluruh dari layanan berikut ini seperti offsite-catering, set up venue dan fasilitasnya, food stations, tenaga penyaji, offsite delivery, perlengkapan makan malam, perlengkapan memasak, linens, clean up staff, beverage dan bar services dan segala yang berkenaan dengan hal-hal tersebut.

Catering melaksanakan tugas menyiapkan, menyampaikan, dan menyajikan makanan dan minuman yang bisa sangat bervariasi dalam penyajian, pelayanan yang ditawarkan, dan penyampaiannya demikian juga dengan biaya pelayanan. Beberapa catering khusus untuk acara formal dan elegan, beberapa lagi berkonsentrasi untuk event yang kasual dan tidak formal sementara ada yang memperlakukan kedua hal itu sebagai bisnis. Beberapa catering khusus mengkonsentrasikan usaha dan operasionalnya pada acara-acara besar, beberapa lagi pada acara medium dan acara kecil yang lebih akrab, sementara yang lain memiliki pengalaman dan staf untuk melakukan keduanya dengan sama baiknya. 

      

Hal-hal Yang perlu mendapat perhatian:

1.     Apakah caterer memiliki web site untuk melihat menu, porto folio, foto, pelayanan, harga, fee, dll.

2.     Berapa besar ukuran event yang biasa dilayani oleh caterer?

3.     Tipe event apa yang biasanya mereka layani: korporat, pernikahan, pesta, event rumahan dll.

4.     Apakah mereka telah pernah juga menggunakan venue atau fasilitas yang anda pilih?

5.     Apakah mereka hanya melayani didalam venue tertentu atau bisa diluar?

6.     Apakah event jamuan makan malam yang mereka layani terdiri dari meja dan tempat duduk formal, prasmanan, kasual atau dengan gaya informal.

7.     Apakah makanan disiapkan dan disajikan secara personal atau disajikan dalam jumlah besar dalam satu wadah

Hubungan Catering dan Venue

1.     Caterer apa yang dibutuhkan venue?

2.     Apakah venue memiliki dapur, kompor, microwave, lemari es, peralatan masak dll?

3.     Apakah fasilitas menyediakan kain, meja, kursi, taplak, tabletop decor, dan item yang disewakan lainnya?

4.     Apakah fasilitas menyediakan ruang yang cukup untuk memasang peralatan, untuk dapur, dan penyimpanan?

5.     Apakah fasilitas menyediakan akses yang mudah untuk keluar masuk kendaraan caterer?

Operasional, logistik, etika dan jasa

1.     Apa saja pilihan menunya dan berapa biayanya?

2.     Kapan tanggal paling akhir untuk memesan menu?

3.     Apakah caterer memberlakukan minimum order? Berapa minimumnya?

4.     Bagaimana cara mereka menetapkan harganya?

5.     Apakah harga yang ditetapkan perorang ini termasuk: Hors 'd oeuvres (makanan pembuka), salad, entrée (hidangan utama) dan desert (makanan penutup)?

6.     Bagaimana dengan sisa makanan? Apakah mereka akan membungkusnya untuk anda bawa pulang?

7.     Jika anda membayar dimuka apakah anda akan dikenakan biaya sejumlah orang yang diperkirakan akan hadir meskipun sebenarnya hanya 5% sampai 16% yang ternyata benar-benar hadir?

8.     Apakah pelayanan mereka termasuk persiapan sampai pelayanan kebersihan setelah acara selesai?

9.     Berapa banyak pelayan atau personil pramusaji yang akan disediakan?

10.   Apakah anda menyiapkan cukup tempat sampah?

11.   Apa jenis peralatan makan malam, gelas, meja, flatware, china, crystal choices yang anda gunakan?

12.   Jika event anda adalah pernikahan dengan kue, apakah pemotongan kue termasuk biaya? Berapa biayanya?

13.   Apakah staf jasa boga yang digunakan terlatih dan memiliki sertifikasi untuk menyiapkan dan menyajikan makanan?

14.   Apakah staf pramusaji terlatih dengan baik untuk melayani dengan perhatian, sopan, dan etika yang baik?

Jasa Bartender

1.     Apakah caterer menyediakan layanan bartending? Apa jenis bar services nya?

2.     Bartender pada umumnya satu orang untuk setiap 75-100 customer

3.     Apa saja daftar minuman yang disediakan?

4.     Berapa persis nya biaya untuk minuman dengan ukuran event yang anda selenggarakan.

5.     Apakah ada batasan minimum biaya untuk minuman berdasarkan ukuran event yang anda rencanakan? Berapa? 

6.     Apakah biaya per piring atau per orang berbeda dibandingkan dengan event yang lain walaupun menunya sama? Kenapa bisa terjadi demikian?

7.     Apa kebijakan anda mengenai tanggungjawab minuman keras?

CONTOH Catering Event Checklist:

Pre-Planning ____Is event primarily business or social ____Number, type of events ____Projected versus actual budgets ____Projected versus actual attendance ____Size and setups of room ____Menus, including special dietary or religious restrictions ____Guarantee, deposit figures To include on a working budget ____Venue Rental Fees ____Food costs ____Bar Service ____Gratuities/service charges ____Entertainment Fees ____Decorations ____Type of Event (served, buffet, china, disposables) Schedule for each function ____Are musicians, entertainers, emcee, ushers needed? ____Will timing conflict or overlap with other events at the facility? ____Is time allowed for movement of attendees? ____What is the expected attendance at each function? ____Who will handle responsibilities? Contract for any additional services ____Audiovisual (ELS) ____Photographer, videographer ____Entertainment ____Lighting (ELS) ____Security Guard ____Transportation ____Media Coverage ____Souvenir supplier Determining Cost ____Decide how you want to be charged ____Set cut-off date ____Determine incremental increase in price if any, for latecomers ____Negotiate beverages prices ____Determine minimum number of servers and bartenders for each function, and charges for them (oneper 50 guests) ____Clarify the basis for federal, state and local tax charges ____Inquire about any other surcharges: ice, corkage, setups, minimum labor fees for small groups ____Plan menus accordingly ____Specify all agreements in contract ____Sign Contract Venues/ Inspect possible sites for ____Sufficient space ____Adequate electrical outlets, voltage capabilities ____Proper acoustics, lighting, ____Columns, other obstructions ____Accessibility of exits, restrooms, dressing rooms, telephones ____ADA compliance Decorations ____Meeting theme ____Centerpieces ____Décor, props Pre-Event Arrangements Staff assignments ____Ticket collectors, cashiers, ushers, escorts for special guests ____Coordinate attendance ____Make and/or distribute posters, signage, seating lists, place cards, menus, programs, gifts ____Attend to entertainers’ needs (feed them?) Instruct staff and attendees on ____Seating procedures ____Informing attendees of locationchanges ____Assignments at alternate locations ____Handling admission, tickets, cashcollection ____Special meal requests (vegetarian, vegan, Kosher, allergies, etc)

Determining Catering Costs ____Menus – standard or customized ____China vs. Disposables ____Linen – standard or specialty ____Delivery Schedule – Set-up and Food Inquire about special services ____Biodegradable disposables ____Elevators/Escalators ____Checkrooms ____Transportation ____Traffic Control ____Garage, valet parking service ____Telephone, message service ____Security Room Setups (ELS) Work with a scaled diagram and consider ____Type of activities, purpose, desired atmosphere ____Expected attendance ____Number, dimensions of tables ____Type of food service (served v.buffet) ____Best table placement ____Décor, entertainment Location and dimensions ____Stage ____Platform ____Dance floor ____Proscenium height ____Runways ____Ramps ____Risers ____Access aisles ____Floor covering Possible items for head tables ____Additional two feet for lectern ____Special chairs ____Place cards ____Special services, decorations, beverages, gifts ____Spouse, guest seating Check periodically that all instructions are being carried out ____Room set-ups ____Ticket sales ____Cocktails ____When doors open ____Seating of head-table guests ____Special opening ceremonies ____Food service ____Tables cleared ____Speakers ____Music, entertainment, dancing Post-Function ____Distribute tips (if gratuity not included on catering bill or service warrants additional) ____Arrange for clean-up, including picking up any extra meeting or convention materials ____Supervise inventory, return of unused beverages, mixes, food ____Review billing/ accounting ____Schedule post-event meeting

LOGISTICS AND CREATIVITY CONSIDERATIONS

Efisiensi sumber daya dan perpindahan material dan orang merupakan hal yang esensial terhadap sebuah event atau festival. Jarak antar wilayah yang jauh sering menjadikan bagian ini menjadi item budget yang paling besar. Tidak hanya membawa semuanya ke tempat event, logistik juga berkenaan dengan perpindahan diseputar event - yang merupakan fungsi dari disain tempat - dan perpindahan semua material dan orang dari tempat atau venue. Dari semua area event management, skedul merupakan master dokumen. Sebagai contoh perpindahan seputar tempat akan tergantung pada waktu. Foto udara venue atau lokasi event akan menunjukkan pola yang berbeda pada waktu yang berbeda.

Apakah fasilitas meminta ruangan akan dibentuk untuk tujuan tertentu seperti dimana tempat kue, buffet, entertainment, bangku, bunga, dll akan diletakkan atau anda memiliki input akhir akan akan dikerjakan dan apa yang akan anda coba kreasikan, desain atau selesaikan pada event anda.

 

Berapa kapasitas meja dan tempat duduk venue untuk jamuan makan malam? Berapa kapasitas ruangan atau venue untuk makan malam dengan cara prasmanan?

Akankah venue, ruangan, dan fasilitas hanya digunakan untuk pesta pada hari atau waktu yang anda rencanakan?

 

Apa kebijakan untuk pesta yang berlangsung mundur 4, 6, 8 jam? Pesta berlangsung mundur minimum 4 jam antara pembongkaran event, pembersihan dan mengembalikan ruangan memerlukan cukup waktu untuk pelayanan dari luar datang.

 

Tanpa jadwal yang baik mengenai jam antara dua pesta yang menggunakan tempat, ruangan dan fasilitas yang sama. Perhatian waktu pre function ini dapat menyebabkan keterbatasan entertainer, catering, fotografer, dekorator, florist dll  untuk melakukan pekerjaannya dengan baik tepat waktu. Hal ini dapat menyebabkan anda membatasi atau bahkan menghilangkan pilihan yang telah anda buat dari profesional tertentu untuk melaksanakan pelayanan yang telah anda inginkan pada event anda karena tidak cukupnya waktu persiapan yang dibutuhkan.

 

Pertimbangan lain yang harus diperhatikan pada pesta yang menggunakan tempat pada waktu yang bersamaan adalah jika ada pesta yang berlangsung bersebelahan akan menyebabkan gangguan suara dan kepadatan pengunjung.

Apakah masih ada yang dilakukan dalam ruangan atau fasilitas diantara waktu selesainya satu pesta dengan pesta yang lain yang akan dimulai? Waktu antara penyelenggaraan dua pesta merupakan waktu yang critical untuk melakukan bersih-bersih dan set up event berikutnya.

 

Akankah penyedia jasa profesional yang lain seperti catering, entertainment, florists, decorators dan pembuat kue atau pastry masuk ke dalam ruangan pada saat mereka siap bekerja melayani tamu dan event?

 

Akankah ada seseorang yang menangani caterer, baker, florist, dan entertainment pada saat mereka hendak melakukan pre-function set-up?

 

Akankah sales person yang anda miliki dengan sangat rajin melaksanakan detil selama beberapa bulan perencanaan dan memiliki hubungan dengan seseorang pada event pada waktunya atau akankah ada seseorang yang benar-benar tidak mengenal anda dan anda sedikit atau tidak sama sekali kontak dengan orang yang in charge dengan event? Akankah mereka meninggalkan event lebih cepat sebelum event selesai?

 

Akankah anda mengakomodasi dan memperlakukan profesional lainnya yang telah saya kontak untuk melayani saya dan tamu saya? Atau kah anda akan memperlakukan mereka sebagai orang yang mengganggu dan individu yang menjengkelkan?

 

Akankah anda akan menyediakan area loading yang aman, bersih dan cukup luas untuk profesional yang dikontrak untuk melakukan keamanan, kenyamanan dan tepat waktu yang mampu memenuhi rencanan anda tepat waktu sehingga mereka dapat set up dengan baik dan melayani saya dan tamu saya tepat pada waktunya?

Apakah fasilitas yang ada bisa dan mau untuk lembur? Sampai jam berapa? Apakah akan menimbulkan kebisingan yang akan mengganggu bisnis atau rumah yang berada diseputar area?

 

Apakah venue melakukan perawatan yang cukup pada ventilasi? Apakah ada masalah dengan pendingin udara? Kapan terakhir unit pendingin udara dibersihkan? Apakah cukup dingin pada cuaca yang sedang panas? Apa jaminannya? 

MEDIS DAN P3K

Setiap event wajib menyediakan tenaga medis beserta perlengkapanya, minimal untuk pertolongan pertama jika terjadi permasalahan dengan pengujung. Khususnya untuk event musik yang melibatkan banyak pendonton kebutuhan akan hal ini makin vital. Tenaga medis, obat-obatan, mobil ambulance dan rumah sakit rujukan harus dipersiapkan lebih awal. Asurransi akan sangat membantu bagi pengunjung yang mengalami kecelakaan jika harus dirawat di rumah sakit, karena biaya pengobatan otomatis akan ditanggung oleh mereka.

PEMADAM KEBAKARAN

Pemadam kebakaran bagi event sangat diperlukan. Bagi sebagian event organiser, pemadam kebakaran dimasukkan sebagai standar operating prosedur mereka. Untuk kegiatan musik, selain digunakan untuk mengantisipasi jika terjadi kebakaran, pemadam kebakaran berfungsi pula untuk menyemprotkan air kepada pengunjung yang lelah setelah berjoget-joget di arena. Air dari pemadam ini sangat membantu mereka untuk menyegarkan kembali, apalagi diwaktu siang hari yang panas oleh matahari.

•