CHAPTER 1
TENTANG EVENT
MANAGEMENT
Definisi Event Management
Event management adalah proses dimana sebuah event direncanakan, disiapkan, dan
diproduksi. Seperti bentuk manajemen lainnya, event management juga meliputi penilaian, pembatasan, perolehan, alokasi,
pengarahan, pengendalian, dan analisis waktu, finansial, sumber daya manusia,
produk, pelayanan, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan. Pekerjaan event manager adalah mengawasi dan
menyiapkan setiap aspek event,
termasuk penelitian, perencanaan, organisasi, implementasi, pengendalian, dan
mengevaluasi desain, tugas, dan produksi.
Proses Event Management
Event management merupakan jalinan proses dan fungsi
manajemen yang rumit. Seperti digambarkan dibawah ini, unit-unit fungsional
membentuk susunan dari bagian terkecil menjadi suatu bagan yang saling
berkaitan yang tidak bisa dipisahkan dan di tinggalkan karena akan menyebabkan
efek berantai bagi sebagian yang lain. Proses dari awal dan akhir digambarkan
sebagai suatu looping yang tidak akan berhenti disatu titik. Setiap akhir
adalah permulaan bagi bagian yang lain..
Julia Rutherford Silvers, CSEP
dalam bukunya yan berjudul The EMBOK
Project, melukiskan bahwa proses manajemen merupakan sebuah benang yang
tersusun membentuk “Tenunan”
Cakupan Event Management
Event
management terdiri dari banyak sekali tipe event. Meskipun industri ini digambarkan
kedalam bermacam kategori, semuanya menunjukkan perencanaan dan produksi sebuah
event adalah mengumpulkan orang
bersama-sama pada waktu tertentu, pada tempat tertentu, dan untuk tujuan
tertentu. Genre (jenis) event yang
dapat dianggap masuk ke dalam profesi event
management digambarkan dalam Tabel 1.
Table 1
The Event Genre of Event Management
Business & Corporate Events
|
Any event that supports business objectives, including
management functions, corporate communications, training, marketing,
incentives, employee relations, and customer relations, scheduled alone or in
conjunction with other events.
|
Cause-Related & Fundraising Events
|
An event created by or for a charitable or cause-related group
for the purpose of attracting revenue, support, and/or awareness, scheduled
alone or in conjunction with other events.
|
Exhibitions, Expositions & Fairs
|
An event bringing buyers and sellers and interested persons
together to view and/or sell products, services, and other resources to a
specific industry or the general public, scheduled alone or in conjunction with
other events.
|
Entertainment & Leisure Events
|
A one-time or periodic, free or ticketed performance or
exhibition event created for entertainment purposes, scheduled alone or in
conjunction with other events.
|
Festivals
|
A cultural celebration, either secular or religious, created by
and/or for the public, scheduled alone or in conjunction with other events.
(Many festivals include bringing buyer and seller together in a festive
atmosphere.)
|
Government & Civic Events
|
An event comprised of or created by or for political parties,
communities, or municipal or national government entities, scheduled alone or
in conjunction with other events.
|
Marketing Events
|
A commerce-oriented event to facilitate bringing buyer and
seller together or to create awareness of a commercial product or service,
scheduled alone or in conjunction with other events.
|
Meeting & Convention Events
|
The assembly of people for the purpose of exchanging
information, debate or discussion, consensus or decisions, education, and
relationship building, scheduled alone or in conjunction with other events.
|
Social/Life-Cycle Events
|
A private event, by invitation only, celebrating or
commemorating a cultural, religious, communal, societal, or life-cycle
occasion, scheduled alone or in conjunction with other events.
|
Sports Events
|
A spectator or participatory event involving recreational or
competitive sport activities, scheduled alone or in conjunction with other
events.
|
Source : Julia Rutherford Silvers, Event Management
Body of Knowledge Project,
www.juliasilvers.com/embok.htm
Event Contexts
Daftar
dibawah ini merupakan contoh konteks/lingkungan atau jenis event yang dapat dimasukkan kedalam beberapa kategori genre event. Daftar ini belum lengkap,
dan mungkin ada nama yang berbeda untuk tiap tipe event tergantung pada perusahaan, geografis, atau etnografi budaya.
Yang harus diperhatikan adalah tipe event
tertentu dapat masuk ke dalam beberapa genre
yang berbeda tergantung pada tujuan dan manfaat event dan organisasi penyelenggara atau yang melaksanakan event.
Business
Tourism & Corporate Events
|
Awards Banquet
Board Meeting
Briefing
Buzz Session
Company
Party/Picnic
Corporate Exhibit
Corporate Show
Event Sponsorship
Executive Retreat
Grand Opening
Ground Breaking
|
Holiday Party
Hospitality
Suite/Tent
Hospitality
Reception
Human Resources
Event
Incentive Event
Incentive Meeting
Incentive Travel
Industrial Show
Management Meeting
Media/Press
Conference
Milestone Event
Mobile Marketing
Show
|
Open House
Product Launch
Event
Publicity Event
Sales Meeting
Sales Promotion
Team Building
Technical
Visit/Tour
Think Tank
Trade Mission
Trade Show
Training Event
User Conference
|
Cause-Related
& Fundraising Events
|
Auctions
Anniversary
Awards Banquet
Barbecue/Cook-offs
Brunch
Car Wash
Casino Night
Charity Carnival
Church Fête
Demonstration
|
Educational Tour
Exhibition
Fairs & Fêtes
Fashion Show
Fun Run/Walk-a-thon
Gala Dinner Dance
Holiday Event
Home & Garden
Tour
Luncheon
Open House
|
Pageant
Presentation
Reception
Recruitment Fair
Showcase
Social Dinner
Sport Events
Telethon
Theme Party
Workshop
|
Exhibitions,
Expositions & Fairs
|
Affinity Group Show
Agricultural Show
Arts & Crafts
Fair
Car Show
Consumer Trade Show
Demonstration
Flea/Collectibles
Market
|
Gate Show
Gift/Hobby Show
Health/Wellness
Fair
Industrial Show
Job Fair
Mall Show
Mobil Marketing Road Show
|
Pet Show
Private Trade Show
Product Showcase
Public Expo
Recruitment Fair
World’s Fair
|
Entertainment & Leisure Events
|
Adventure Tour
Awards Ceremony
Arts Exhibition
Clinic/Workshop
Concert
|
Excursions
Mall Show
Mystery Tour
|
Pageant
Parade
Performance
Public Show
Re-enactment
Showcase
Sightseeing Tour
Special Event Tour
Sport Event
|
Festivals
|
Arts/Crafts
Festival
Carnival
Centennial
Dance Festival
Dedication
Ethnic/Cultural
Festival
|
Food
Festival/Cook-off
Heritage Festival
Historical Festival
Holiday Festival
Music Festival
|
Neighborhood
Festival
Parade
Products Festival
Re-enactment
Pageant
Religious Festival
Seasonal Festival
|
Government & Civic Events
|
Anniversary
Assembly
Banquet
Centennial
Ceremonial Event
Citizen Award
Celebration
Community/Village
Fête
Debate
|
Dedication
Government Meeting
Ground Breaking
Holiday Event
Inauguration
Investiture
Media/Press
Conference
Neighborhood Events
|
Parade
State Funeral
State Occasion
Summit
Think Tank
Trade Mission
Visiting Dignitary
Event
|
Marketing Events
|
Auction Event
Chef’s Table
Customer
Hospitality Event
Demonstration
Event Sponsorship
Facility Tour
Familiarization
Tour
|
Fashion Show
Grand Opening
Hospitality
Suite/Tent
Media/Press
Conference
Open House
Product Launch
Event
Publicity/Promotional
Event
|
Theme Break
Trade Show Exhibit
|
Meetings & Conference Events
|
Academic Conference
Assembly
Association Meeting
Awards Banquet
Board Meeting
Brainstorming
Session
Break
Briefing
Buzz Session
Companion Program
Conclave
Conference
Convention
Corporate Meeting
Debate
Debriefing
|
Demonstration
Dine Around
Educational
Conference
Energy Break
Fraternal Meeting
General Assembly
Government Meeting
Hospitality Suite
Incentive Meeting
Lecture
Luncheon
Management Meeting
Media/Press
Conference
Medical Meeting
Military Meeting
Poster Session
Religious Meeting
|
Roundtable
Sales Meeting
Scientific Meeting
Seminar
Sightseeing Tour
Sport Tournaments
Study Mission
Symposium
Teach-in
Technical Meeting
Theme Break
Think Tank
Trade Show
Training Event
User Conference
Welcome Reception
Workshop
|
Social/Life-Cycle Events
|
Anniversary
Bar/Bat Mitzvah
Party
Barbecue
Brunch
Christening/Naming
Ceremony
Church Socials
Club Parties
Commencement/Graduation
|
Commitment Ritual
Confirmation
Dance Socials
Family Reunion
Fraternal Reunion
Funeral
Gala Dinner Dance
Get-together/Gathering
|
Holiday Party
Luncheon
Merienda
Military Reunion
Open House
Social Dinner
Tea Party
Thread Ceremony
(Hindu)
Wedding
|
Sport Events
|
Animal Sports
Awards Banquet
Championship
Competition
Cycling Tour
Equestrian Events
Extreme Sports
Fun Run/Walk-a-thon
Golf Tournament
Marathon
Olympic/Olympic-Style
Games
|
Opening/Closing Ceremonies
Parade of Athletes
Participatory
Sports
Polo Match
Races
Rafting
Regattas
Road Rally
Rodeo
Ropes Course
|
School Sports
Soccer Game
Special Olympics
Spectator Sports
Sports Clinics
Swim Meet
Team Building
Course
Tennis Tournament
Torch Run
Triathlon
Track Meet
Water Sports
|
Source : Julia Rutherford
Silvers, Event
Management Body of Knowledge Project,
www.juliasilvers.com/embok.htm
PENDEKATAN PROYEK EVENT
Struktur dasar dari sebuah event terdiri atas
tahapan dan fungsi operasi dari masing-masing bidang yang terdapat didalamnya. Rangkaian aspek fase membuat seseorang dapat mendekati area fungsi dalam cara yang
sistematik dan komprehensif. Taksonomi ini membantu mengkategorisasi
fungsi-fungsi tersebut kedalam modul atau bidang studi, menentukan area
tanggungjawab, dan untuk analisis sistimatis dalam konteks manajemen risiko.
ASSES
|
PROCESS
|
FASE
|
PROGRAMING
|
|
SELECT
|
OPERATIONS PLANNING
|
|||
MONITOR
|
IMPLEMENTATION
|
|||
COMMUNICATE
|
DAY EVENT
|
|||
DOCUMENT
|
POST EVENT
|
|||
DEPARTEMEN/FUNGSIONAL
|
||||
ADMINISTRASI
|
DESAIN
|
MARKETING
|
OPERASIONAL
|
RESIKO
|
Keuangan
|
Katering
|
Marketing Plan
|
Pengunjung
|
Compliance
|
Sumber Daya Manusia
|
Content
|
Materials
|
Komunikasi
|
Decisions
|
Informasi
|
Entertainment
|
Merchandise
|
Infrastruktur
|
Emergency
|
Agen/Perantara
|
Lingkungan
|
Promosi
|
Logistik
|
Health & Safety
|
Stakeholder
|
Produksi
|
Public Relations
|
Partisipan
|
Asuransi
|
Sistem
|
Program
|
Sales
|
Site
|
Legal
|
Waktu
|
Tema
|
Sponsorship
|
Teknikal
|
Keamanan
|
PROSES
Dimulai dengan sistem proses, yang meliputi
penilaian, seleksi, monitoring,
komunikasi, dan dokumentasi, karena sistem proses dan terminologi yang diajukan
ini berdasarkan sistem proses yang diterima luas, khususnya dalam bidang
manajemen risiko. Ini merupakan sistem rangkaian dan iterative yang mempromosikan pendekatan dinamis untuk merubah sifat
event dan risiko yang tergabung. Manajemen
risiko merupakan aktivitas dinamis dan berlanjut karena risiko berada disekitar
meetings dan event secara konstan bergabung, berkembang, berkurang, berubah,
berfluktuasi dalam bentuk urgensi dan prioritas. Proses manajemen risiko harus
proaktif dan siklikal – membantu komunikasi, peramalan, dan perencanaan lebih
lanjut.
Assessment
didefinisikan sebagai proses dua langkah yaitu identifikasi dan analisis.
Identifikasi adalah proses penemuan dan penentuan dimana semua elemen dalam
tiap kelas atau kategori dipertimbangkan. Proses analisis meningkatkan
kemampuan prediksi dan membantu menentukan prioritas yang lebih baik dengan
mengkualifikasi dan mengkuantifikasi tiap elemen atau melakukan identifikasi
risiko.
Selection adalah saat mengambil keputusan, memilih metode atau taktik yang
dianggap paling sesuai untuk mencapai tujuan atau sasaran. Bersamaan dengan
keputusan ini adalah penilaian sumber daya, tanggung jawab, dan kewenangan
untuk melaksanakan taktik yang dipilih. Beberapa taktik dalam manajemen risiko
meliputi penghindaran, pengurangan, pemindahan, isolasi, dan pencegahan.
Monitoring meliputi pengaturan dan perencanaan
pelacakan progres, status, atau kondisi taktik yang dipilih. Termasuk kinerja
tindakan pengendalian risiko, dan pengembangan pilihan yang lebih jauh dan
tindakan yang dibutuhkan dengan mengulangi penilaian dan proses pemilihan.
Communicate merupakan komponen
vital dari sistem
proses, yang meliputi perolehan informasi secara berkala dan distribusi plus
konsultasi yang sesuai dalam pengambilan keputusan. Ini penting untuk
melibatkan konstituen yang sesuai untuk mencapai assessment komprehensif dan memelihara penerimaan dan mendukung
keputusan yang diambil.
Documentation termasuk pencatatan, pelaporan, pemeliharaan
dan pengarsipan assessments,
analisis, rencana respon, monitoring,
dan hasil pengendalian, dan pencatatan serta dokumen lainnya, dan menyediakan
data yang bernilai dan bukti penting untuk mencapai proses manajemen risiko
yang mantap.
FASE
Dimulai
dengan sistem fase yang menjelaskan
rangkaian sifat dasar event management,
menitikberatkan pada criticality of time
dalam setiap event project. Fase
meliputi pemrograman, perencanaan, implementasi, event, dan penutupan, dan diambil dari terminologi project management tradisional.
Manajemen risiko efektif tergantung pada pelaksanaan di tiap penghubung
rangkaian keseluruhan siklus event
project, dari permulaan sampai penyelesaian.
Pemrograman Meliputi aktivitas dimana penelitian
dilaksanakan dan konsep ditentukan dan divalidasi. Ini dilakukan ketika lingkup
dan konteks telah ditetapkan, tujuan dan sasaran ditentukan, dan komitmen
sumber daya telah dibentuk yang dilakukan beberapa bulan sebelum satu event yang ditargetkan atau aktifitas
yang terkait dengan serangkaian event
dimasa yang akan datang. Tahap perencanaan lebih lanjut ini meliputi
partisipasi dan koordinasi stakeholder
yang menjadi peran pengawa disamping agensi yang secara langsung bertanggung
jawab terhadap perencanaan event dan
manajemen traffic day-of-event.
Planning merupakan fase dimana persyaratan dan
spesifikasi untuk event project telah
ditentukan, menentukan tugas-tugas yang akan dilakukan, bagaimana tugas
tersebut akan diorganisasikan, sumber daya yang dibutuhkan, dan lingkungan,
kondisi, atau asumsi yang mempengaruhi keputusan yang dibuat.
Implementation merupakan fase dimana semua peralatan dan
jasa dikontrak dan dikoordinasikan, mensingkronkan seluruh kebutuhan logistik
dan operasional event project. Ini merupakan
fase
transisi antara perencanaan operasi event
dengan aktivitas day-of-event. Tim
perencaaan event dan tim oeprasional
bekerja secara strategis untuk menyebarkan rencana manajemen operasional
disamping mengatur pengujian perlengkapan yang dibutuhkan dan aktifitas
pelatihan personal
The Event dipisahkan dari implementasi sebagai fase
tertentu karena perbedaan dan pendekatan dinamis yang dibutuhkan sekali
produksi dimulai. Sementara fase
diatas memiliki kemungkinan keputusan yang dilaksanakan atau tidak, sedangkan
sekali event dimulai tidak ada
kemungkinan keputusan tidak dilaksanakan untuk menutup event (atau pembatalan elemen tertentu atau aktivitas yang sudah
dimasukkan ke dalam event). Ini
memerlukan rencana kontinjensi. Kegiatan dilapangan membutuhkan tim
manajemen oeprasional yang terorganisasi
dengan baik dan infrastruktur komunikasi. Monitoring risiko dan fungsi pengendalian menjadi kritis selama fase
ini sehingga keadaan bahaya atau insiden direspon dalam waktu dan tindakan
dengan cara yang efektif.
Post
Event merupakan fase
dimana produksi event ditutup, dibongkar, dan kewajiban kontraktual
diselesaikan. Fase ini juga meliputi pengumpulan umpan balik dan mereview tindakan, tugas, dan keputusan.
Informasi ini kemudian dievaluasi untuk menentukan ukuran (Return on Investment) atau rating
sesuai dengan kriteria yang telah dibangun (kritik kinerja), untuk mengungkap
dampak (ekonomi, lingkungan, sosial, dan budaya), dan untuk mencatat pelajaran
yang akan membantu transfer pengetahuan untuk event project selanjutnya.
Integration mencerminkan kebutuhan kritikal untuk
mengkoordinasi, mensingkronkan, dan menggabungkan beragam dan besarnya
interaksi, ketergantungan, dan hubungan elemen yang ada dalam project event untuk memastikan keputusan
menyatu dengan semua faktor yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh pilihan
tersebut.
DEPARTEMEN/FUNSIONAL
Masing-masing
departemen mewakili keseluruhan tugas, yang mencerminkan struktur
organisasional untuk studi dan/atau analisis. Struktur ini membantu
pengembangan sistem dan dokumentasi yang diperlukan untuk disiplin dan
keseluruhan manajemen event dan
risiko yang meliputinya, dan juga sistim yang dapat diprediksi, terstandarisasi
dan formal yang kepentingan utamanya adalah penggambaran lingkup penuh
tanggungjawab, dan kemudian kewajiban manajemen risiko, yang ditugaskan pada event organizer.
Administration.
Fungsi administrasi sangat
berkenaan dengan alokasi, pedoman, dan pengendalian sumber daya yang sesuai
yang digunakan dalam event project.
Karena sumber daya itu terbatas, maka penting sekali untuk memperoleh,
mengembangkan, dan memanfaatkan dengan cara yang paling efisien dan efektif
untuk memberi keuntungan event project
dan membatasi risiko.
Design. Fungsi design fokus pada interpretasi dan
ekspresi artistik dari tujuan dan sasaran event
project dan dimensi eksperientialnya. Elemen-elemen yang dikembangkan dalam
tiap area fungsional dikombinasikan untuk menciptakan event experience yang dapat dinikmati dan bertahan lama, dengan
beberapa pilihan yang dianggap “beresiko” karena karakteristiknya atau karena
desainnya.
Marketing. Fungsi
Marketing
menyampaikan fungsi yang membantu pengembangan bisnis, membina dukungan politik
dan ekonomi, dan membentuk imej serta nilai event
project. Sifat dasar event
sebagai sebuah “pengalaman” mengharuskan sebuah pemahaman menyeluruh mengenai hubungan
buyer-seller yang unik yang terkait
dengan product intangible ini.
Operational. Fungsi operations
berkonsentrasi pada orang, produk, dan pelayanan yang dibawa bersama-sama untuk
menghasilkan event project, demikian
juga dengan peran, tanggungjawab, aplikasi, dan manuver yang terkait dengan
masing-masing hal tersebut. Koordinasi yang sempurna dibutuhkan untuk mengelola
simponi logistikal dan fungsional ini yang diperlukan dan diharapkan.
Risiko. Fungsi Risiko berkenaan dengan kewajiban
perlindungan, kesempatan, dan legalitas yang secara tradisional terkait dengan
setiap perusahaan, termasuk event project.
Risiko ini merupakan yang tak terhindarkan terkait dengan setiap pilihan yang
dibuat dan pada semua aktifitas yang dilaksanakan, dan diberi mandat oleh stakeholder dari otoritas regulator
sampai pembedaan event konsumen.
ADMINISTRATION
|
DESIGN
|
MARKETING
|
OPERATIONS
|
RISK
|
Financial
- Budgets
- Costing & Pricing
- Cash Flow Management
- Accounting
|
Catering
- Menu Selection
- Service Style
- Alcohol Management
- Catering Operations
|
Marketing Plan
- Plan Development
- Target Markets
- Messages/Mediums
- Customer/Guest Relations
|
Attendees
- Registration/Ticketing
- Admittance Controls
- Movement & Traffic Flow
- Crowd Management
|
Compliance
- Statutes & Regulations
- Accessibility
- Property Rights
- Compliance Instruments
|
Human Resources
- Organizational Structure
- Workforce Relations
- Volunteers
- Employment Legalities
|
Content
- Communication Objectives
- Educational Obligations
- Topic & Format Selection
- Speaker Selection
|
Materials
- Promotional Materials
- Collateral Materials
- Design & Production
- Delivery
|
Communications
- Internal/External Modes
- Equipment & Protocols
- Briefing & Debriefing
- Production Book
|
Decision Mgmt.
- Decision Framing
- Resources & Criteria
- Deliberation & Collaboration
- Authority & Empowerment
|
Information
- Information Acquisition
- Distribution & Control
- Documentation
- Record Keeping
|
Entertainment
- Sourcing & Selection
- Entertainer Requirements
- Entertainer Controls
- Ancillary Programs
|
Merchandise
- Product Development
- Brand Management
- Manufacture
- Distribution
|
Infrastructure
- Transportation & Parking
- Utilities
- Waste Management
- Sanitation Services
|
Emergency Mgmt.
- Medical Services
- Evacuations
- Crisis Management
- Disaster Management
|
Procurement
- Solicitation Documents
- Source Selection
- Change Controls
- Contract Administration
|
Environment
- Décor & Furnishings
- Site Layout
- Wayfinding
- Learning Environments
|
Promotions
- Advertising
- Promotional Events
- Cross Promotions
- Contests/Giveaways
|
Logistics
- Task Sequencing
- Contractor Coordination
- Equipment & Materiel
- Move-In/Out
& Maintenance
|
Health & Safety
- Fire Safety
- Occupational Safety
- Health & Welfare
- Crowd Behavior & Control
|
Stakeholders
- Client Management
- Constituency Management
- Participants/Providers
- Communications
|
Production
- Lighting
- Sound
- Visual Presentations
- Special Effects
|
Public Relations
- Image Management
- Media Relations
- Publicity
- Crisis Management
|
Participants
- Speakers & Performers
- Celebrities & Dignitaries
- Athletes/Coaches/Referees
- Officials/Experts
|
Insurance
- Loss Prevention
- Liability
- Coverage Requirements
- Policy Management
|
Systems
- Database Systems
- Knowledge Management
- Accountability Systems
- Technology
|
Program
- Agenda Choreography
- Activities & Attractions
- Ceremonial Requirements
- Amenities & Hospitality
|
Sales
- Ticketing Operations
- Sales Platforms
- Concessions
- Cash Handling
|
Site Management
- Site Sourcing & Inspection
- Site Selection & Contracting
- Site Planning
- Site Development
|
Legal
- Contracts & Negotiation
- Licenses & Authority
- Policies & Procedures
- Ethics
|
Time Management
- Activity Architecture
- Timelines
- Production Schedules
- Schedule Controls
|
Theme
- Purpose & Message
- Cultural Iconography
- Image & Branding
- Theme Integration
|
Sponsorship
- Sponsors & Donors
- Benefits Packaging
- Solicitation
- Servicing Sponsors
|
Technical Production
- Staging & Equipment
- Installation
- Operation
- Technicians
|
Security
- Personnel
- Equipment
- Deployment
- Command & Control
|
Planning System for Financial Management (source: Silvers & Nelson, 2005)
Job Analysis for Financial Management (source: Silvers & Nelson, 2005)
No comments:
Post a Comment