Chapter 5 - Pemrograman Event

CHAPTER 5

PEMROGRAMAN EVENT

5.1 MENGGALI TEMA DAN JENIS EVENT.

Menciptakan sebuah event ataupun produk hampir dipastikan melalui berbagai analisa, riset dan peluang pasar yang tersedia. Pertanyaan-pertanyaan dan tantangan yang mendasar apakah event yang kita lakukan memenuhi kebutuhan dan memuaskan pelanggan?. Banyak orang bertanya-tanya sebelum membuat sebuah event/produk; apa yang dibutuhkan pasar sekarang? Produk apa yang harus saya deliver ke pasar sekarang? Apakah produk saya akan laku dipasaran? Apa yang sedang trend saat ini?;. Melihat peluang pasar membutuhkan suatu kejelian dan keberanian untuk menganalisa dan memutuskan. Dan itu semua membutuhkan informasi yang akurat baik dari konsumen, calon konsumen maupun industri yang perlu digali baik secara langsung maupun referensi media lainnya.

Secara grafik untuk melihat peluang pasar mungkin akan lebih mudah dengan diagram berikut ini.

Improvement (pengembangan eksisting)	Invention (penemuan sesuatu yang baru)
Eficiency (biaya vs benefit)	Inovations

Maka apa yang dinamakan dengan peluang pasar adalah : Bahwa ada pasar untuk produk kita; atau kita menciptakan pasar untuk produk kita.

Analisa Market Opportunity

hasil akhir dari pemahaman kebutuhan adalah suatu analisa potensi pasar yang tersedia bagi produk yang ingin kita ciptakan. Biasanya penekanan ditujukan pada sektor pasar mana dan informasi apa saja yang diperlukan bagi pelanggan atau pelanggan potensial kita. Selali riset, informasi-informasi tentang pasar dapat kita cari melalui referensi dari koran, internet, buku, majalah dan lainnya.

Analisa Peluang pasar ini akan sangat membantu kita dalam menentukan informasi apa saja yang harus kita sampaikan kepada mereka dalam :

l  Produk baru apa yang harus kita kembangkan

l  Modifikasi yang memungkinkan dari produk lama

l  Produk lama apa yang harus ditinggalkan

l  Menentukan bagaimana cara menyampaikan yang lebih baik kepada pelanggan

Identifikasi dan Analisa Opportunity yang eksisting

Dalam     identifikasi Opportunity Market yang eksisting, beberapa pertanyaan harus dapat dijelaskan melalui data-data yang ada:

l  Apa yang belum memuaskan konsumen sekarang?

l  Apakah target konsumen kita merupakan konsumen eksisting?

l  Seberapa efektif perubahan itu terhadap konsumen /calon konsumen kita?

Push strategyV.S. Pull strategy: Menggunakan kedua strategi untuk menggali event Anda

Dalam realitanya kita sering mendengar event-event yang bahkan kita belum pernah mendengarnya apalagi mengetahui detil kontennya. terkadang kita hanya samar-samar saja pernah mendengar judul atau kaitan dengan event tersebut, tetapi karena kekurangan informasi biasanya hanya kita cuekin saja. Misalnya saja, berapa banyak orang yang pernah mendenganr atau mengetahui tentang woodstock, mungkin dari kalangan dewasa di kota-kota besar, mayoritas mereka pernah mendengarnya. Berbeda dengan dengan kalangan dewasa yang tinggal di kota-kota kecil, kemungkinan besar akan sangat sangat jarang mereka mengenalnya. Hal ini kemungkinan juga terjadi dikalangan anak-anak muda. Mungkin sebagian kecil dari mereka yang mengenal kata-kata woodstock.

Nah, sekarang apa hubungannya hal diatas dengan pemrograman event. Jika target market atas event yang kita tuju memerlukan edukasi atas event kita, dan mereka tidak banyak mengenal tentang gambaran event yang akan kita buat, maka event organiser seharusnya menyelenggarakan event tersebut dengan kerja lebih keras lagi. Mereka harus mengkapanyekan produk-produk event tersebut dengan berbagai trik dan cara berpromosi kepada kita agar pengetahuan atas segmen pasar yang kita tuju lebih luas dari yang ada.

Ada juga event yang sebenarnya sangat kita tunggu-tungu tetapi belum ada yang menyelenggarakannya, padahal orang-orang yang sama seperti kita cukup banyak jumlahnya.

Jadi event apa yang harus kita buat? Dengan memahami strategi ini maka event organiser akan dapat menggali tema-tema event dari sisi konsumen atau dari sisi kontent yang ingin kita sampaikan kepada mereka.

Dalam bahasa event, push-pull strategy  mengacu pada cara yang berbeda dalam membuat event untuk mencapai target market. Dalam push strategy, anda “mendorong” konten atau produk anda kepada audien yang peduli atau mungkin tidak peduli dengan hal itu.

Dan sebaliknya, skenario pull strategy, konsumen ditarik oleh konten atau produk anda ke arah mereka, karena mereka pernah mengenal atau berminat untuk lebih mempelajari mengenai hal tersebut.

Dengan kata lain, push strategy  melibatkan usaha yang aktif untuk menarik target market melalui metode push marketing seperti iklan di website yang relevan, e-mail marketing dan praktek cold calling atau e-mailing prospek, advetorial dan metode lainnya yang lebih menekankan kepada suatu deskripsi atau penjelasan yang lebih rinci.

Disisi lain, pull strategy  melibatkan pengembangan secara aktif merk/kontent yang benar-benar dapat dilihat. Hal ini mendorong konsumen untuk mencari produk anda, karena mereka yakin anda dapat memenuhi kebutuhan mereka. Metode yang umumnya digunakan adalah pull marketing seperti wawancara media, pembicara konferensi, sindikasi konten dan word of mouth.

Dalam push marketing, anda terutama fokus pada fitur produk atau layanan dan anda mencari respon langsung dari target audien. Mereka bisa saja membeli, tidak membeli atau memilih masuk kedalam newsletter anda untuk lebih permission based marketing. 

Disisi lain, pull marketing fokus pada pembangunan bisnis atau merk personal anda. Target pasar anda lebih tersebar dan tidak secara kaku terdefinisi oleh tindakan anda: anda tidak mengirim e-mail 20 target prospek, anda buat publisitas pada pengguna akhir yang akan menemukan anda secara tidak sengaja.

Pada batas tertentu, push marketing seringkali melibatkan strategi jangka pendek berupa iklan berdurasi waktu atau event tertentu (tawaran keanggotaan baru, memanfaatkan situasi Natal) sementara pull marketing fokus pada pengembangan kepercayaan dan nilai yang diterima.

Studi kasus :

POLICE ACADEMY STUNTMAN SHOW

Ketika team kami memberikan proposal kepada manajemen untuk mengadakan show Police Academy stuntman show, tanggapan tiap anggota berbeda-beda. Ooh itu kan cerita police academy waktu kita kecil. Walah kamu mau bikin sekolah polisi di ancol?, lho, opo maneh iku..? wah itu bagus, kaya yang di australi atau amerika kan show nya?, weleh gak usah ambil resiko lah..itu di indonesia gak dikenal, no comment deh, gak dong saya…

Sebagian orang mengenal bahkan pernah melihat event police academy, sebagian besar belum pernah dan bahkan skeptis tentang tema yang akan kami ajukan. Ini kenyataan bahwa setiap orang bebas mengekspresikan pendapatnya dengan gaya bahasa dan bentuk kata mereka. Mulai dari yang mendukung, mengetahui, memberikan pendapat hingga yang skeptis atas tema yang akan kita buat. Padahal itu dalam satu atap organisasi yang notabene pengetahuan dan wawasan mereka cukup tinggi.

Kita sebagai team dari police mau tidak mau harus memberikan edukasi, deskripsi dan argumentasi atas tema tersebut. Dengan data-data yang kami miliki, kami berusaha menjelaskan kepada mereka baik pada saat formal maupun informal. Setiap orang membutuhkan waktu untuk mencerna informasi yang diperoleh, mencari referensi lebih lanjut, membandingkan dengan yang lain hingga akhirnya memberikan pendapat dan keptusan. Dan untuk mengedukasi tersebut tidak dapat dilakukan hanya dalam waktu sehari dua hari.

Artinya apa, bahwa team harus menggunakan push strategy kepada manajemen dahulu sebelum melakukan push strategy kepada segmen pasar yang kita tuju. Pada waktu itu analisa ktia adalah bahwa kualitas show police academy kita yakini bagus, dengan berbagai referensi show police academy di negara-negara lain seperti australia, amerika dan bahkan dari italia sendiri. Kita yakin bahwa orang yang akan menonton tidak akan kecewa bahkan mereka akan menyukainya.

Lalu kita menyusun langkah-langkah dan strategi edukasi (push strategy) kepada target markt kita. Melalui media tv, cetak, radio, billboar, leaflet dan lainnya kita berfokus pada dua hal : pertama bahwa police academy stuntman show adalah pertunjukan akrobatik mobil (sunt) dan yang kedua adalah bercerita action antara polisi melawan penjahat.

Dan benar saja, ketika kami melakukan tes dengan teaser-teaser, banyak sekali responden kita yang mempunyai pendapat berbeda-beda : memang ancol mau bikin sekolah polisi ya?, di ancol ada pendidikan polisi sekarang?, polisi-polisi sekarang latihannya di ancol?, wah ada motor show di ancol?, kapan ada balap mobilnya?, apaan sih itu?, oh itu show kayak di tv dulu ya, yang kartun police academy?, wah ada police academy stuntman di ancol..keren..

Hampir sama dengan linkungan organisasi kami, bahwa tanggapan orang berbeda-beda atas tema yang kita tawarkan kepada mereka. Karena kami lebih mengetahui tentang konten event tersebut, maka kami juga yang harus menyampaikan kepada calon konsumen kita agar pemahaman atas event itu diterima oleh konsumen.

Kapan Kita Menggunakan Strategi Push Marketing?

Jika anda memiliki blog atau produk baru, strategi push awal yang dilakukan sangat berguna karena merk/produk anda belum dikenal oleh target market. Secara aktif menarik teman dalam jaringan anda dan menyampaikan artikel terbaik anda merupakan cara jitu yang dapat dilakukan karena anda belum memiliki audien yang akan melakukannya untuk anda.

Kesalahan terbesar yang biasanya terjadi adalah dengan mengasumsikan bahwa blogger dan konsumen potensial tahu mengenai artikel atau produk anda. Jika website anda benar-benar baru, sulit untuk memperoleh perhatian dan media mungkin tidak yakin mengenai konten atau pengalaman anda.

Push marketing membuat merk anda tersebar luas dan terlihat dimana-mana. Hal ini juga akan membantu anda memperoleh leads yang dapat anda ubah menjadi konsumen loyal.

Kapan Kita Menggunakan Strategi Pull Marketing?

Pull marketing seharusnya digunakan bersamaan dengan push marketing sebisa mungkin. Sebagai contoh, anda dapat menarik pembeli dengan menciptakan konten yang relevan. Setelah mereka mendaftar dalam komunitas atau berlangganan newsletter anda, anda dapat mulai push marketing pada segmen tertentu dari audien yang sudah didapat.

Ada beberapa hal dimana pull marketing berhubungan dengan masalah tertentu. Jika model monetisasi (proses untuk menjadi uang) anda melibatkan penyediaan layanan yang melekat pada merk (konsultasi), anda membutuhkan saluran penjualan yang dibangun dari kepercayaan end user.

Prospek harus merasa yakin bahwa anda adalah solusi terbaik bagi permasalahan mereka.

PEMROGRAMAN KESELURUHAN

Perencanaan dan pemrograman event adalah event itu sendiri, karena hampir 60% pekerjaan event berada pada perencanaan dan pemrograman. Setiap hal-hal yang detil harus dibahas dan diektahui bersama sehingga semakin detil sebuah perencanaan itu akan semakin baik bagi semua anggota tim untuk mengambil keputusan dilapangan.

Pemrograman sebuah event pad dasarnya adalah mencakup item-item pokok, mencakup :

v  Pilihan Entertainment (artis, materi show, Atmosfir)

v  Dekorasi dan disain (Ambiance)

v  Pemilihan venue/site yang layak (Kesesuaian)

v  Supplier dan vendor

v  Audio-Visual, Electrical Services

v  Staging & Lighting (kebutuhan produksi)

v  Event resources, budget concerns (Affordability)        

v  Catering & pilihan menu (Layanan Makanan)

v  Isu legal dan tanggungjawab (Legalitias)     

v  Perijinan dan keamanan

v  Hotel dan akomodasi                 

v  Lalulintas dan Parkir (Transportasi)

v  Akses handicap & kebutuhan khusus (Special needs)    

v  Dan lainnya.

Setiap event akan mempunyai detail yang berbeda. Event pernikahan tidak sama dengan event musik, event konferensi tidak sama dengan dengan event talk show dan event sport tidak sama dengan event religi. Dengan mengetahui poin-poin pokok itu, anda bisa mengembangkan ke arah yang detil.

Setiap event organiser selalu menginginkan event nya terlaksana dengan sukses dan tanpa kendala yang berarti. Ini berarti memerlukan pengetahuan yang mendalam akan sebuah proses dari detik ke detik dan dari tingkat satu ke tingkat lainnya, keahlian dalam mengambil keputusan dan menganalisa resiko dan kejadian yang memungkinkan membuat event tersebut gagal ataupun terhambat. Tidak semua perencanaan berjalan seratus persen sama dengan pelaksanaan dilapangan, di setiap perjalanan sering terjadi perubahan baik oleh tim kita sendiri, manajemen, alasan sponsor maupun alasan keamanan. Tetapi semakin detil pengetahuan akan perencanaan dan lokasi maka akan semakin cepat pula anda berpikir dan bertindak. Semakin tidak detil dan tidak pengalaman anda, maka akan semakin tidak efektif pula perencanaan anda.

Ada Beberapa hal yang menyebabkan perencanaan sebuah event  tidak efektif, misalnya:

v  Lambatnya pengambilan keputusan

v  Dana dan biaya yang tidak cukup terhadap rasio anggaran

v  Penundaan dan waktu perencanaan yang sempit

v  Sedikit atau tidak punya pengalaman dalam perencanaan  event

v  Sedikit atau tidak ada rencana yang memberi perhatian pada detil yang penting

v  Wawasan dan pengetahuan

v  Tidak ada rencana, timeline, jadwal atau agenda tertulis

v  Tidak ada jasa profesional/ahli yang mendampingi

v  Tidak ada prioritas, rencana dan pelayanan

v  Tidak ada komitmen waktu, perhatian, dan tenaga yang cukup untuk melakukan apa yang perlu dilakukan yang akan mendorong keberhasilan event.

v  Membuat asumsi yang salah mengenai apa yang harus diperhatikan dan apa yang tidak

v  Kurangnya koordinasi dan komunikasi antar entitas yang terlibat mengenai tugas-tugas, tanggung jawab, dan waktu pelayanan.

v  Tidak ada perencana event yang benar-benar berpengalaman dan berdedikasi yang dipekerjakan untuk menjalankan operasional dan untuk memastikan segala sesuatu yang dibutuhkan terlaksana tepat waktu

v  Memiliki sikap mental yang negatif dan kurang memiliki komitmen untuk mengerjakan sesuatu yang memastikan segalanya terlaksana dengan baik.

v  Nato (no action talk only)

Keputusan adalah tonggak awal untuk bertindak, jadi persiapkan segala data dan analisa sebelum mengambil keputusan dengan dasar yang logis dan dapat dipertanggung jawabkan. Karena semakin sedikit data yang diperoleh maka akan semakin lama lama pula dalam pengambilan keputusan. Beberapa orang yang risk averse (penghindar resiko) bahkan selalu menunda-nunda keputusannya karena takut dalam menghadapi resiko dan kesalahan di depan.

Beberapa event yang gagal memiliki anggaran yang tidak realistis dan berada dibawah yang semestinya. Sehingga menyebabkan event mengalami kegagalan sebelum rencana yang sebenarnya dilaksanakan. Dana yang telah dikumpulkan dikeluarkan untuk melakukan sesuatu yang disebut “fluff”. Yaitu sesuatu yang bukan merupakan fokus utama event dan sesuatu yang hanya memiliki dampak pada kesan yang kecil dan tidak abadi dari keseluruhan event. Dalam bahasa keseharian kita adalah belanja atas hal-hal yang “tidak penting” dan “nggak ngefek”. Banyak sekali event yang tidak dapat dilaksanakan karena kurangnya dana dan karena pengeluaran yang dilakukan untuk item yang bukan menjadi prioritas.

Kesalahan perencanaan yang tidak efektif lainnya adalah penundaan, yaitu tidak diberikan waktu yang cukup untuk melakukan sesuatu yang perlu diselesaikan. Ketiadaan komitmen waktu untuk melakukan sesuatu yang perlu dilakukan sehingga menyebabkan ketergesa-gesaan membuat individu stres dan tidak dapat menikmati antisipasi pekerjaan yang dilakukan.

Beberapa event dengan serampangan dikerjakan oleh orang yang tidak berpengalaman yang secara jujur sebenarnya ingin melakukan yang terbaik bagi kesuksesan event, namun kurang pengalaman untuk menghasilkan event seperti yang mereka impikan. Beberapa event memiliki perencanaan yang tidak cukup karena jumlah waktu yang digunakan untuk melakukan perencanaan juga tidak cukup. Beberapa tidak membuat perencanaan yang baik dan tidak melatih diri mereka untuk menyelenggarakan event yang mereka sendiri ingin terjadi.

Wawasan dan pengetahuan atas event itu sendiri menjadi penting. Semakin bayak wawasan dan pengetahuan kita, maka akan semakin banyak referensi yang kita dapat, sehingga dalam perencanaan kita dapat membandingkan antara satu dengan lainnya.

Beberapa orang tidak melihat kebutuhan akan perencanaan tertulis yang seharusnya juga memasukkan time line dari awal sampai event selesai dan juga urutan pelaksanaan event dan pemberitahuan mengenai keberhasilan event yang diharapkan.

Beberapa tidak memiliki pelayanan yang cukup atau tidak memiliki organisasi atau pendelegasian pada jasa profesional yang seharusnya dikontrak untuk melaksanakan event. Ada beberapa jasa yang seharusnya diserahkan saja pada profesional. Kita tidak harus melaksanakan semua jenis kegiatan sendiri, menggandeng organisasi-organisasi lain maupun perorangan akan membuat kita lebih bisa fokus terhadap hal-hal yang utama.

Beberapa tidak memiliki prioritas perencanaan dan pelayanan. Sehingga mereka tidak menganggarkan setiap pelayanan yang harus dilakukan. Beberapa membuat asumsi bahwa penyedia jasa itu dapat membaca pikiran mereka dan setiap orang selalu bersepakat dengan pemahaman tentang apa yang diinginkan untuk event mereka. Membuat asumsi adalah satu kesalahan besar yang sering dilakukan oleh banyak orang saat merencanakan event. Satu-satunya asumsi yang benar yang dapat dibuat adalah perencanaan yang tidak mencakup secara detil dan tidak tertulis akan segera terlupakan seiring dengan semakin dekatnya waktu pelaksanaan event.

Kesalahan utama yang terakhir dari perencanaan yang tidak efektif adalah kurangnya komunikasi dengan entitas yang terlibat yang memiliki kewajiban dan tanggung jawab tertentu sebagai elemen kunci event. Khususnya tidak berkomunikasi langsung dengan entitas tertentu lewat telepon atau e-mail merupakan resep dari kesalahan ini.

Ada orang yang bertipe nato (no action talk only), mereka selalu membicarakan hal-hal yang bagus yang di awang-awang, tetapi tidak mau mengerjakan hal-hal yang lebih nyata/realistis.

Apa sebenarnya tujuan dari perencanaan yang detil itu? Sebagian besar di dedikasikan untuk mengurangi resiko dan keadaan emergency dilapangan. Keadaan emergency yang seharusnya dapat dihindarkan melalui perencanaan tadi, ternyata di tengah jalan tidak terdekteksi oleh team.

PRIORITAS

Dalam keadaan yang banyak resiko dan emergency, maka event manager memerlukan suatu prioritas pemikiran dan tindakan atas event yang akan maupun sedang berjalan. Tergantung pada tipe event, fokus dan penekanan terhadap prioritas tertentu sangat beragam. Saat menentukan prioritas pelayanan kadang-kadang kita belum mempunyai clue ketika pertama kali kontak, wawancara, dan bekerja bersama. Beberapa orang umumnya memulai dan terkadang menyelesaikan sesuatu dengan entitas yang telah mereka kenal dengan baik dan sudah merasa nyaman. Masalah yang timbul dengan pendekatan ini umumnya adalah membiarkan tim memprioritaskan arahan pada aspek yang kurang penting dan sehingga mengabaikan faktor-faktor yang sebenarnya merupakan prioritas utama dimana keberhasilan event secara keseluruhan tergantung pada faktor tersebut.

 Kurangnya pemahaman mengenai tujuan event dan prioritas yang baik sering menyebabkan seseorang membeli atau mengeluarkan uang untuk area-area yang kurang penting yang kemudian baru diketahui tidak ada ketersediaan atau sumber daya untuk melaksanakan pelayanan yang sebenarnya berkontribusi paling signifikan bagi keberhasilan keseluruhan event. Beberapa orang baru kemudian merasakan bahwa apa yang sebenarnya mereka butuhkan tidak tersedia. Sehingga mereka harus puas dengan segala yang telah terjadi, dimana mereka tidak mendapatkan elemen penting dari apa yang harapkan sepanjang hidup mereka. Statistik finansial yang lain juga menunjukkan bahwa tidak tepatnya prioritas yang dilakukan akan menyebabkan lebih banyak uang yang keluar hanya untuk memperbaiki kesalahan karena kurangnya perencanaan dan prioritas yang buruk.

EMERGENCY

Emergensi adalah segala sesuatu berupa kesalahan yang tidak terhindarkan. Ada sesuatu yang dapat anda rencanakan, dan ada yang tidak. Yang harus disadari adalah bahwa segala sesuatu bisa salah sebelum atau pada saat event berlangsung, namun yang harus dipahami bahwa hal itu sangat normal. Mengatasi terjadinya kesalahan tersebut adalah hal yang lain. Event yang dianggap memiliki sedikit kesalahan adalah yang fokus pada gambaran besar dan memiliki rencana kontingensi. Bagaimana rencana anda untuk mengatasi sesuatu yang salah dalam event anda? Meskipun tidak mungkin ada orang yang dapat merencanakan segala hal, ada beberapa pertimbangan utama yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan hal tersebut.

Pertimbangan utama yang pertama adalah mempekerjakan jasa profesional untuk melaksanakan event anda. Kemampuan untuk memahami dan rencana kontingensi adalah bagian dari pekerjaan mereka. Yang kedua adalah, tetap fokus pada gambaran besar dan jangan bersusah payah dengan hal yang kecil, maksudnya lakukan delegasi. Dan yang ketiga adalah pemahaman bahwa “Devil is in the details”. Yaitu, rencanakan event anda dengan detil mengenai apa yang telah dan akan terjadi dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas-tugas spesifik tersebut. Mengerjakan detil event anda sebelum minggu dan hari event dan anda akan benar-benar menjadi bagian pekerjaan yang mendepak devil dari event anda. Keempat, buat rencana kontingensi atau rencana cadangan. Pikirkan dengan detil dan semua jasa yang direncanakan dan atasi semua kondisi dan situasi yang mungkin akan mengganggu. Memiliki rencana kontingensi akan mengatasi setiap kondisi yang berlawanan dan tetap akan menempatkan tujuan tetap pada jalurnya sehingga event dapat berjalan senormal mungkin. Kelima, biarkan yang lain mengerjakan pekerjaannya sendiri. Yaitu biarkan setiap orang yang terlibat dalam perencanaan dan penyelenggaraan event anda berada dalam rencana event dan apa rencana kontingensi yang telah dibuat untuk menghadapi keadaan emergensi.

Sekali lagi, anda tidak bisa mengatasi setiap detil atau emergensi, dan tidak akan pernah berakhir jika anda mencobanya, yang bisa dilakukan adalah dengan merencanakan.

MEMBUAT ACARA YANG MENGESANKAN (MEMORABLE)

Seringkali kita menonton acara dengan rasa jengkel dan asem. Weleh acara apaan itu tadi. Acara yang menyebabkan pengunjung kecewa dan memberikan komentar-komentar yang negatif, akan membahayakan potensi masa depan event itu sendiri. Selain produk-produknya yang di cap jelek, penyelenggaranya pun akan terkena imbas bahwa hasil kreasi organiser itu jelek-jelek.

Sehingga momentum apa yang kita perlukan agar mereka dapat mengingat event dengan baik? Satu jawaban adalah untuk membuatnya menjadi unik, menarik dan menyenangkan dengan format pertunjukan yang memukau!

Banyak event organiser lebih memperhatikan tentang detil fungsi pengisi acara secara terpisah pisah. Mereka khawatir jika pelawak/pemain komedi tidak akan bekerjasama dengan kompak, artis-artis melakukan interaksinya dengan penonton tetapi melakukan/membuat lelucon yang tidak lucu, atau pemain sulap yang trik-triknya ketahuan oleh penonton. Ini mungkin akibat atau berkaitan dengan suatu pengalaman sebelumnya oleh pemain yang tidak profesional atau suatu cerita yang mengerikan dari seorang rekan kerja.

Sebagian lagi event organiser sering terjebak kedalam permasalahan biaya. Demi menghemat biaya dan mengejar ROI (Return on Investment) event organiser kemudian memotong anggaran-anggaran yang tidak berhubungan langsung dengan kativitas yang mendatangkan uang. Misalnya untuk membeli tambahan dekorasi atau alat yang digunakan untuk menciptakan kesan-kesan kepada pengunjung.

Bagaimanapun, adalah penting untuk tetap mengingat bahwa pertunjukan yang baik dapat menambahkan nilai luar biasa pada sebuah event dan membuat itu menjadi menyenangkan, hal mengesankan yang berfungsi positif. Itu dapat membuat team merasa terlibat untuk bekerja bersama sebagai team yang kompak; hal itu dapat membuat mereka tertawa dan merasa baik dalam suatu project

Lalu apa yang menjadi kriteria umum bahwa event itu spesial? ketika kita mendatangi sebuah acara, seringkali secara spontan mengungkapkan hal-hal yang kita sendiri tidak menyangka, mungkin karena lupa atau karena kita tidak sadari. Kesan yang di peroleh oleh setiap orang mempunyai kadar dan jenis yang berbeda-beda, oleh karenanya kita dapat menarik kesimpulan secara pribadai bahwa acara tersebut memang mengesankan karena :

·       Had an entertaining time

·       Had an awful time

·       Felt inspired to do something new

·       Had an experience that I can still recall

·       Learned new stuff that enriches my life

·       Felt valued by my hosts

·       Did something I feel great about

·       Changed my approach, my attitude and/or myself

Ada beberapa point penting yang harus diingat oleh para event organise agar event nya dapat memberikan kesan-kesan yang positif (memorable), misalnya :

Ÿ  Aksen-aksen surprise atau kejutan akan membawa emosi pengunjung kepada sebuah pengungkapan yang spontan. teriakan-teriakan surprise atau yang sering kita istilahkan “Wow effect” akan muncul dari penonton atas hal-hal yang belum pernah mereka rasakan, mereka lihat atau mereka dengar sebelumnya. Hal-hal yang terduga oleh para pengunjung. Keujutan ini dapat dilakukan baik melalui perantara pengisi acara, dekorasi maupun teknologi (spesial efek, peralatan dan acessories) yang digunakan.

Ÿ  Event anda dapat dinikmati oleh 5 (lima) panca indera kita. Artinya baik dari sisi pendengaran, sisi penglihatan hingga penciuman tidak terganggu ketika menikmati event anda. Misalnya tidak ada bau sampah atau bau yang tidak enak disekitar penonton, atau pandangan yang menyilaukan mata sehingga membuat pengunjung tidak enjoy. Sound system yang memekakkan telinga atau ruangan yang terlalu sempit untuk para undangan. Hal-hal sepert ini harus dihindari agar tidak mendapatkan komplain dari panca indera siapa saja.

Ÿ  Mengatur irama emosi yang bervariatif. Event yang selalu menegangkan akan terlihat monoton, meskipun itu sagat bagus. Dengan memainkan jalannya acara melalui emosi, kita akan dapat memahami dan mengatur irama kapan saatnya menegangkan, kapan saatnya harus bertepuk tangan, kapan saatnya tertawa, kapan saatnya menarik nafas panjang, kapan saatnya santai dan irama-irama emosi lainnya. “Ketika melakukan penulisan untuk film dan TV," kata Rothstein, " kita harus lebih dulu menguasai seni penambahan masing-masing kejadian dengan sentuhan emosi yang tepat... menambah arti dari momen penting."

Ÿ  Acara yang di berikan harus beda dan kreatif. Tak seorangpun ingin melihat hal yang sama seperti yang telah mereka lihat sebelumnya, membawakan sesuatu yang baru pada pengunjung dengan resiko-resiko yang kita hadapi, sesuatu untuk menjaga minat atau ketertarikan mereka. Semakin kita berani untuk tampil beda dengan cara berani pula mengambil resiko tersebut, jika sukses maka event anda akan dikenang karena anda tampil dengan ciri yang bervariasi.

Ÿ  Menciptakan suatu pengalaman - tidak hanya suatu peristiwa/acara tetapi membuat acara itu mengesankan dengan menambahkan sebuah " sentuhan kemasyuran" atau suatu bujukan/tawaran khusus. Misalnya dengan memberikan atmosfer yang menjiwai event tersebut atau yang sering kita sebut “feel” event atau  bisa juga suatu kenang-kenangan berupa merchandise yang dapat dibawa pulang.

Ÿ  Membuat sesuatu yang pasif menjadi aktif. Misalnya dengan mengijinkan/memberikan waktu untuk bertatap muka menghadapi networking dan berinteraksi dengan pengunjung. Interaksi antara artis/pengisi acara acara dengan penonton akan memberikan dampak yang lebih permanen. Hal ini dapat menciptakan suatu pengalaman/memory yang lebih melekat kepada penonton/pengunjung karena mereka dianggap sebagai bagian yang hidup atas event tersebut. Bahkan hanya dengan tepukan atau menyanyi bersama dengan mereka. Bagi sebagian artis interaksi dengan mereka sering menggunakan jabat tangan atau kontak fisik dengan penonton.

Ÿ  Berkaitan dengan pengisi acara, dalam kebebasan ekspresinya diatas panggung, artis atau pengisi acara harus memberikan kesan yang ramah kepada pengunjung/penonton. Mereka harus menjaga diri dari komentar-komentar yang yang tidak sesuai dari penonton.

Ÿ  Menghindari kata-kata yang tidak pantas di ucapkan didepan undangan/tamu/penonton.  

Ÿ  Semua tindakan perlu mempunyai tujuan baik. Membuat pendengar tertawa bersama-sama adalah suatu hal yang sangat bagus, tetapi ketawa harus tidak dengan mengorbankan orang lain.

Ÿ  Tidak perlu mengeluarkan banyak uang untuk mempunyai/memiliki suatu pengalaman yang luar biasa. Misalnya : Bayangkan perkawinan itu sebagai film, dan pikirkan tentang nyanyian yang akan koordinasi terbaik dengan acaranya. Sebagai contoh, membayangkan yang prosesional, upacara lilin kesatuan, tarian ayah dengan putrinya father/daughter dance), tarian Ibu dengan putranya (mother/son dance) atau bahkan suatu persembahan khusus kepada seseorang orang yang penting di dalam hidup mereka yang seperti anda mendengarkan bunyi klip nyanyian yang ditulis hanya untuk momen tersebut.

Pada dasarnya event organiser atau event manager ingin menciptakan suatu event mengesankan untuk pengunjung mereka, walaupun dalam keterbatasan sumber dana.  Mereka tetap harus jalan dengan gaya-gaya minimalisnya melalui eksplorasi terhadap kehalian mengolah emosi dari artis maupun pengisi acaranya, pelayanan dan permainan emosi pengunjung.  Mengapa? Sebab itu yang akan diingat oleh semua orang baik acaranya, panitia dan organisasi penyelenggaranya yang akhirnya dapat memperkuat investasi merek pada anda.

Garis bawahnya adalah orang-orang itu tidak akan memperbicangkan tentang tanda atau benda hiasan di tengah meja setelah acara, tetapi mereka akan ingat dan menceritakan cerita tentang pertunjukan, seperti ketika menyampaikan "wow efek" (faktor sesuatu yang hebat sekali) bagi event manapun. Kuncinya adalah fokus pada event. Rekrutlah orang yang benar, yang dapat dengan baik menyampaikan message (pesan) dan gerakkan penonton agar bertindak dan menyatu, dan itu akan menjadikan event yang mempunyai “feel” yang akan terus diperbincangkan orang-orang pada tahun yang akan datang.

ANALISA SWOT DALAM PEMRROGRAMAN EVENT

sebenarnya ada banyak sekali cara yang digunakan oleh management dalam menganalisa apakah suatu event tersebut layak untuk dijalankan atau tidak, atau event apa yang paling mungkin untuk dijalankan oleh manajemen. SWOT merupakan salah satu alat yang digunakan untuk menganalisa hal tersebut yang dapat membantu menerangkan dari kondisi internal dan external event. Pada umumnya ini digunakan untuk menganalisa suatu perusahaan, tetapi dalam lingkup kecil, hal ini bisa dilakukan untuk penyelenggaraan event yang menjadi alat bagi perusahaan itu juga. Artinya dalam setiap penyelenggaraan event kita harus mengetahui bahwa event itu didasarkan pada kondisi pasar, persaingan dan kemampuan kita, apa yang kita mau belum tentu apa yang konsumen mau, dan apa yang kita mau belum tentu bisa bersaing dengan event yang dilaukan oleh perusahaan lain.sehingga apa yang akan kita lakukan perlu untuk dilakukan cross cek kepada : apa yang perusahaan lain perbuat dan apa yang konsumen lebih tertarik serta apa yang menjadi ancaman produk kita.

SWOT

SWOT merupakan singkatan yang digunakan untuk menjelaskan apa yang disebut Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman) yang merupakan faktor strategik bagi perusahaan. Analisis SWOT seharusnya bukan hanya berakhir pada identifikasi kompetensi inti perusahaan, tapi juga identifikasi peluang dimana perusahaan tidak mampu mengambil keuntungan dikarenakan kurangnya sumber daya yang tepat. Kerangka kerja anilisis SWOT telah diterima luas karena sederhana dan berdaya guna bagi pengembangan strategi. Bagaimanapun, seperti perangkat perencanaan lainnya, SWOT sama baiknya dengan informasi yang dimuat. Riset pasar yang menyeluruh dan sistem informasi yang akurat sangatlah penting bagi analisis SWOT untuk mengidentifikasi isu kunci dalam lingkungan. 

Menilai pasar anda:

1.     Situasi eksternal dan internal apa yang mempengaruhi perusahaan?

2.     Siapa konsumen kita?

3.     Apa saja kekuatan dan kelemahan tiap-tiap pesaing? (Pikirkan Keunggulan Bersaing)

4.     Apa yang menjadi faktor pendorong selain trend penjualan?

5.     Pasar apa yang penting dan secara potensial penting?

6.     Kejadian apa di dunia yang mempengaruhi perusahaan anda?

7.     Tindakan apa yang perlu diambil untuk berhasil dalam pasar ini? (Buat daftar kekuatan semua perusahaan yang diperlukan untuk bersaing secara sukses di pasar)

Menilai perusahaan anda:

·       Tindakan terbaik apa yang sudah kita lakukan?

·       Sumber daya apa yang perusahaan miliki – aset, properti intelektual, dan orang?

·       Apa kapabilitas perusahaan kita?

Menilai pesaing anda:

·       Bagaimana kita bisa berbeda dari pesaing kita?

·       Apa saja kondisi umum pasar bisnis kita?

·       Kebutuhan apa saja bagi produk dan layanan kita?

·       Apa peluang customer-market-technology?

·       Apa saja masalah yang dihadapi konsumen dan keluhan dengan produk dan layanan dalam industri?

·       Apa saja pernyataan “Bagaimana jika ….” yang konsumen sampaikan?

Opportunity

Merupakan wilayah “kebutuhan” yang mana perusahaan dapat menghasilkan keuntungan.

Ancaman

Tantangan yang diberikan oleh trend yang tidak sesuai atau perkembangan yang membawa (tanpa tindakan antisipasi) penurunan keuntungan atau penjualan.

Sebuah evaluasi dibutuhkan untuk menyimpulkan bagaimana peluang dan ancaman mempengaruhi perusahaan.

Analisi pesaing merupakan aspek penting dalam tahap ini.

·       Identifikasi pesaing aktual.

·       Nilai tujuan, strategi, kekuatan dan kelemahan, dan pola reaksi.

·       Pilih pesaing yang dapat diserang atau dihindari.

Analisis Internal

Analisis internal merupakan analisis kekuatan dan kelemahan yang fokus pada faktor-faktor internal yang memberikan informasi pada organisasi mengenai keunggulan dan kelemahan tertentu dalam memenuhi permintaan pasar. Strength berarti kompetensi inti yang memberikan perusahaan sebuah keunggulan dalam memenuhi kebutuhan pasar. Setiap analisis kekuatan perusahaan seharusnya berorientasi pasar atau fokus pada konsumen karena kekuatan hanya bermanfaat jika hal tersebut membantu perusahaan memenuhi kebutuhan konsumen. Kelemahan berarti keterbatasan perusahaan dalam menghadapi perkembangan atau implementasi strategi. Kelemahan juga seharusnya ditentukan dari sudut pandang konsumen karena seringkali konsumen menerima kelemahan yang tidak disadari perusahaan. Menjadi fokus pada pasar saat melakukan analisis kekuatan dan kelemahan tidak berarti melupakan kekuatan dan kelemahan yang tidak berorientasi pasar. Jadi, ini menyarankan pada semua perusahaan untuk menetapkan kekuatan dan kelemahan sesuai dengan persyaratan yang diajukan konsumen. Hanya dengan itu kekuatan yang terkait dengan kepuasan konsumen seharusnya dipertimbangkan sebagai kompetensi inti yang sebenarnya.

Area analisis dibawah ini digunakan untuk melihat semua faktor internal yang mempengaruhi perusahaan:

·       Sumber daya: keuntungan, penjualan, kualitas produk yang terkait dengan merk, keseluruhan merk yang ada, biaya relatif produk baru, kapabilitas karyawan, analisis porto folio produk

·       Kapabilitas:

Tujuan: untuk mengidentifikasi strategi kekuatan, kelemahan, masalah, hambatan, dan ketidakpastian.

Analisis Eksternal

Analisis eksternal menentukan peluang dan ancaman yang ada di lingkungan. Kedua hal tersebut selalu ada dalam hidup sebuah perusahaan. Cara untuk membedakan antara kekuatan atau kelemahan dari peluang atau ancaman adalah dengan menanyakan: apakah isu ini ada jika perusahaan tidak ada? Jika jawabanya ya, dapat dianggap sebagai eksternal perusahaan. Peluang dapat dinyatakan sebagai keadaan lingkungan yang menyenangkan yang menghasilkan keuntungan bagi organisasi jika ditindak lanjuti dengan baik. Sehingga, peluang merupakan situasi yang ada tapi harus ditindaklanjuti jika perusahaan ingin mengambil keuntungan dari hal tersebut. Ancaman dinyatakan sebagai kondisi atau hambatan yang mencegah perusahaan dari mencapai tujuannya.

Area analisis dibawah ini digunakan untuk melihat faktor eksternal yang mempengaruhi perusahaan:

·       Analisis konsumen: Segmentasi, motivasi, kebutuhan yang tidak terpenuhi

·       Analisis kompetif: Identifikasi secara lengkap, kumpulkan dalam kelompok stratejik, evaluasi kinerja, imaj, tujuan mereka, strategi, budaya, struktur biaya,  kekuatan, kelemahan

·       Analisis pasar: Ukuran keseluruhan, proyeksi pertumbuhan, profitabilitas, hambatan masuk, struktur biaya, sistim distribusi, trend, faktor kunci keberhasilan

·       Analisis lingkungan: Teknologi, pemerintah, ekonomi, budaya, demografi, scenarios, area kebutuhan informasi

Tujuan: Untuk mengidentifikasi peluang eksternal, ancaman, tren, dan ketidakpastian strategi.

Matriks SWOT

Matriks SWOT membantu memvisualisasi analisis. Juga, saat melakukan eksekusi analisis ini penting untuk memahami bagaimana elemen tersebut berfungsi bersama. Ketika sebuah organisasi mencocokkan kekuatan internal dengan peluang eksternalnya, akan menciptakan kompetensi inti dalam memenuhi kebutuhan konsumennya. Dan juga, sebuah organisasi seharusnya bertindak untuk mengubah kelemahan internal menjadi kekuatan dan ancaman eksternal menjadi peluang.

Fokus pada kekuatan anda.

Buang kelemahan anda.

Kapitalisasi peluang anda.

Sadari ancaman anda.

Analisis Kompetitif

Identifikasi

a.       Dengan siapa kita bersaing?

b.       Siapakah pesaing kita yang paling kuat? Siapa yang tidak kuat?

c.       Siapa pembuat produk substitusi?

d.       Dapatkah pesaing-pesaing itu dikelompokkan menjadi kelompok strategik yang didasarkan pada aset, kompetensi, atau strategi?

e.       Siapa saja pesaing potensial yang baru masuk? Apa saja hambatan mereka untuk masuk?

Evaluasi

1.     Apa strategi dan sasaran mereka?

2.     Bagaimana struktur biaya mereka? Apakah mereka memiliki keunggulan atau ketidak unggulan biaya?

3.     Apa saja imej dan strategi positioning mereka?

4.     Siapa pesaing yang paling berhasil dan gagal sepanjang waktu? Kenapa?

5.     Apa saja kekuatan dan kelemahan tiap-tiap pesaing?

Evaluasi pesaing dengan mempertimbangkan aset dan kompetensi mereka?

Analisis Pasar

Ukuran dan Perumtbuhan

1.     Pasar apa saja yang penting dan akan menjadi penting?

2.     Bagaimana karakteristik pertumbuhan dan ukurannya?

3.     Pasar apa saja yang mengalami penurunan?

4.     Apa saja yang menjadi pendorong trend penjualan?

Profitability

Bagi tiap market utama pertimbangkan hal-hal berikut ini:

1.     Apakah bisnis ini secara rata-rata perusahaan masih dapat mendatangkan keuntungan?

2.     Bagaimana intensitas persaingan diantara perusahaan yang ada?

3.     Evaluasi ancaman dari pendatang baru dan produk substitusi.

4.     Apa saja yang menjadi bargaining power supplier dan konsumen?

5.     Bagaimana daya tarik/keuntungan pasar saat ini dan dimasa yang akan datang?

Struktur Biaya

Apa yang menjadi biaya utama dan komponen nilai tambah bagi beberapa jenis kompetitor?

Sistem Distribusi

Apa saja alternative channels distribusi? Bagaimana hal tersebut berubah?

Trend Pasar

Apa saja trend yang ada di pasar?

Faktor-faktor Kunci Keberhasilan

·       Apa saja faktor kunci, aset, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk sukses bersaing?

·       Bagimana hal ini akan berubah dimasa yang akan datang?

Analisis Lingkungan

·       Analisis lingkungan merupakan Analisis Eksternal empat dimensi. Perhatiannya adalah pada trend lingkungan dan event yang secara potensial mempengaruhi strategi. Analisis ini seharusnya mengidentifikasi trend dan event serta estimasi kemungkinan dan dampaknya. Saat melaksanakan analisis ini, sangat mudah untuk get bogged down in an extensive, broad survey of trends. Penting untuk membatasi analisis pada area yang cukup relevan yang mempengaruhi strategi secara signifikan.

·       Analisis ini dibagi menjadi lima area: ekonomi, teknologi, hukum-politik, sosial budaya, dan masa depan.

Ekonomi

·       Trend ekonomi apa yang memiliki dampak pada aktivitas bisnis? (tingkat suku bunga, inflasi, tingkat pengangguran, ketersediaan energi, tingkat pendapatan, dll)

Teknologi

·       Kearah mana perkembangan teknologi yang ada saat ini?

·       Pengembangan teknologi atau trend yang bagaimana yang mempengaruhi atau dapat mempengaruhi industri kita?

Pemerintah

·       Apa kira-kira regulasi yang akan berubah? Apa dampak hal tersebut pada industri kita?

·       Pajak atau insentif lainnya apa yang akan dikembangkan yang dapat mempengaruhi strategi pengembangan?

·       Apakah ada risiko stabilisasi politik atau pemerintah?

Sosial budaya

·       Apa saja trend gaya hidup, fashion, dan komponen budaya lainnya yang saat ini muncul? Apa implikasinya?

·       Trend demografi apa yang akan mempengaruhi ukuran pasar dari industri? (tingkat pertumbuhan, pendapatan, populasi) Apakah trend tersebut menimbulkan peluang atau ancaman?

Masa Depan

·       Apa saja trend dan event yang signifikan di masa depan?

·       Apa saja area kunci ketidakpastian sebagai trend atau event yang memiliki potensi yang berdampak pada strategi?

Analisis Internal

·       Memahami sebuah bisnis secara mendalam adalah tujuan analisis internal. Analisis ini didasarkan pada sumber daya dan kemampuan perusahaan.

Sumber Daya

·       Awalan yang baik untuk mengidentifikasi sumber daya perusahaan adalah dengan melihat pada sumber daya yang tangibe (tampak), intangible(tidak tampak), dan sumber daya manusianya.

·       Sumber daya tangible adalah yang paling mudah diidentifikasi dan dievaluasi: sumber daya keuangan dan aset fisik teridentifikasi dan ternilai dalam laporan keuangan.

·       Sumber daya intangible kebanyakan tidak nampak, tapi seringkali menjadi lebih penting bagi perusahaan dibandingkan aset tangible karena menjadi sumber utama bagi keunggulan perusahaan. Sumber daya intangible itu seperti aset reputasi (merk, imej, dll) dan aset teknologi (teknologi yang layak, dan know how).

·       Sumber daya manusia atau human kapital merupakan pelayanan tenaga produktif perusahaan dalam jangka panjang berupa keahlian, pengetahuan, reasoning, dan kemampuan pengambilan keputusan.

Kapabilitas

·       Sumber daya tidak akan produktif jika berdiri sendiri. Tugas-tugas paling produktif yang membutuhkan sumber daya tersebut dikerjakan dalam kebersamaan yang erat dalam tim. Bentuk kapabilitas organisasional digunakan untuk menunjukkan kapasitas perusahan dalam melaksanakan aktivitas produktif tertentu. Perhatian kita bukan pada kapabilitas sendiri, tapi dalam kapabilitas relatif terhadap perusahaan lainnya. Untuk mengidentifikasi kapabilitas perusahaan kita akan menggunakan pendekatan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional mengidentifikasi kemampuan perusahaan dalam hubungannya dengan masing-masing area fungsional penting.

BUSINESS PLAN OUTLINE

Apakah yang disebut studi kelayakan ? pertanyaan ini sering datang baik kalangan internal bahkan pemilik usaha dan calon sponsor yang mendengar setiap proyek yang ditawarkan kepadanya. Studi kelayakan merupakan penjelasan dasar atas proyek yang didalamnya memuat informasi dasar tentang :

v  Penjelasan event itu sendiri

v  Strategi marketing

v  Proyeksi laba rugi

v  Rencana manajemen secara luas.

Studi kelayakan pada dasarnya menentukan apakah materi event tersebut layak dijalankan atau tidak. Layak disini berarti layak secara materiil dan layak secara immateriil. Secara materiil berarti mendatangkan benefit bagi kita atau perusahaan dalam bentuk uang dan pendapatan. Bahwa event yang akan dilaksanakan secara teoritis dapat menghasilkan pendapatan dan lebih besar dari biaya yang dikeluarkannya.

Layak secara immateriil berarti secara operasional dan regulasi yang ada, event tersebut tidak menimbulkan permasalahan  membatalkan pelaksanaannya. Misalnya, event tersebut tidak bertentangan dengan peraturan daerah, kapasitas venue mencukupi, akses dan parkir mencukupi, kebutuhan produksi dapat di penuhi dan resiko yan ditimbulkan dapat dikontrol.

Bagi kalangan event manager yang baru, atau event yang diadakan event pertama atau sekali tayang, studi kelayakan sangat diperlukan guna menganalisa berbagai potensi dan kendala yang ada. Karena event manager harus mencari referensi lain sebagai eprbandingan atas event yang sekali tayang atau event pertama tersebut.

Secara prinsip, studi kelayakan ini bertujuan untuk mengetahui sejak awal potensi resiko dibanding keuntungan yang didapatkan melalui event tersebut. Sehingga memudahkan langkah selanjutnnya yang akan dipilih dan diputuskan oleh manajemen dan oeprasional.

Elemen utama dalam studi kelayakan adalah menyediakan pilihan beberapa model event dan mendiskusikan implikasi dari model tersebut. Dibawah ini adalah contoh outline studi kelayakan untuk event yang bersifat komersiil.

1. Cover
2. Latar belakang dan Tujuan
3. Daftar isi
4. Executive Summary
5. Deskripsi Event
6. Marketing
7. Resiko usaha
8. Proyeksi Laba Rugi
9. Rencana manajemen secaa luas
10. Penutup

Secara ringkas outline tersebut kan berisikan hal-hal dibawah ini :

1. Cover

Cover atau sampul merupakan first impression bagi orang yang melihat buku itu, jadi harus dibuat semenarik mungkin dengan desain dan layout yang mendukung materi event.

2. Latar belakang dan Tujuan

Latar belakang dan tujuan berisikan tentang penjelasan mengadakan event tersebut dan penjelasan secara ringkas atas project yang akan diselenggarakan. Hal ini bertujuan untuk menentukan langkah selanjutnya apakah event tersbut dijalankan atau tidak dan memerlukan perubahan atau alternatif materi yang lainnya.

3. Daftar isi

Daftar isi digunakan untuk memudahkan pembaca mencari topik yang dicarinya. Untuk itu setiap lembarnya harus diberi nomor halaman.

4. Executive Summary

v  Suatu ringkasan dapat memperkenalkan tujuan utama dari sebuah rencana usaha. Panjangnya tidak melebihi dari tiga halaman, dan ini adalah kunci utama dalam menjual suatu usaha. Tujuan dari suatu ringkasan adalah untuk menarik minat pembaca dan menggambarkan peluang-peluang usaha secara jelas dan menarik.

Ringkasan dikatakan lengkap jika didalamnya sudah terdapat pernyataan-pernyataan singkat mengenai :

1.     Jenis event yang akan dilangsungkan yan mencakup unsur : event apakah yang akan dilakukan, kapan, dimana, event yang manakah dan bagaimana cara melakukannya.

2.     Ukuran dan potensi dari suatu pasar

3.     Ringkasan pendapatan dan biaya yang dijelaskan dengan singkat sumber-sumber pendapatan yang besar dan biaya yang besar.

5. Deskripsi Event

Penjelasan tentang event merupakan amteri dasar tentang produk yang akan kita tawarkan kepada konsumen. Dalam penjelasan ini ada lima  penjelasan khusus tentang :

a)              Penjelasan tentang materi, waktu dan audien

Materi event merupakan jantung dari event itu sendiri, karena hal ini menjadi tolok ukur apakah event ini layak untuk di jual atau tidak, layak untuk dilaksanakan atau tidak. Materi, waktu dan audien merupakan satu kesatuan yang merupakan inti dari sebuah proyek. Dalam penjelasan ini harus memuat :

v  Bentuk event, personil, durasi dan skenario show

v  Apakah dikelola sendiri atau dari promotor lain.

v  Alasan pemilihan tanggal dan jam show

v  Segmen audien yang dituju

b)              Venue, akses, kapasitas, parkir dan faktor penentu lainya

Pemilihan tempat dapat membuat terlaksananya event atau tidak. Ini bukan cuma elemen operasional event – hal ini harus melibatkan keinginan seluruh stakeholder. Marketing akan memainkan peranan penting dalam pemilihan venue.  Dalam penjelasan venue ini harus mengungkapkan tentang :

§  Kapasitas yang bisa ditampung dibandingkan dengan potensi pasar yang tersedia.

§  Aksessibilitas, parkir dan pengaturan arus keluar masuk

§  Jangkauan venue terhadap pasar yang dituju

§  Regulasi pemerintah atas venue, sponsorship dan keramaian

§  Referensi event-event yang menggunakan venue tersebut

§  Kenyamanan, emergency dan keamanan pengunjung

c)               Kebutuhan produksi, dekorasi,  logistik, akomodasi dan keamanan

kebutuhan produksi yang menyangkut peralatan, perlengkapan, tempat duduk, logistik, akomodasi terhadap suatu event terkadang membutuhkan hal-hal yang khusus. Desain dan layout lokasi atau venue merupakan bagian event management yang penting. Sedikit sekali waktu yang tersedia untuk memperbaiki kesalahan desain atau layout. Dalam pembahasan ini harus menerangkan tentang:

v  Aplikasi tema dan kecukupan luasan panggung

v  Kemungkinan penggunaan alat-alat khusus yang penting

v  Arus keluar masuk artis, barang loading dan unloading, katering

v  Keamanan tempat dari sisi kecelakaan, kehilangan dan show

d)              Model dan Alternatif materi event

Bagian paling penting dari studi kelayakan event adalah perbandingan atas setiap pilihan – opsi atau model. Ada beberapa perkiraan pada bagian ini yang dapat memberikan tinjauan yang cepat terhadap poin-poin yang dibuat dalam studi. Perbandingannya harus menggunakan aspek event yang sama

Sebuah opsi atau model matrix event dengan jenis event tertulis diatas dan elemen event tertulis dibawahnya dapat membuat perbandingan yang cepat. Elemen tersebut bisa biaya utama, target audien, promosi, partner dan sponsor yang mungkin, dan risiko yang signifikan. Dalam pembahasan ini mencakup:

·       Alternatif event yang serupa

·       Kelebihan dan kekurangan alternatif

6. Marketing

a.     Marketing Strategy

1.     Marketing tools & marketing strategy

Kunci sukses dari sebuah marketing adalah mengetahui sejauh mana konsumen kita tentang apa yang dia butuhkan, apa yang dia sukai, dia tidak sukai, dan apa yang dia harapkan. Dengan melakukan identifikasi hal-hal tersebut secara detil, maka kita dapat mengembangkan program yang lebih efektif.

2.     Segmentasi,Target pasar dan proyeksi pasar yang ada

Segmen pasar akan menentukan strategy marketing dan kapitalisasi pasar yang ada, maka dari jumlah tersebut akan didapat seberapa besar pasar yang mempunyai minat terhadap produk dan jasa yang ditwarkan. Target pasar adalah calon utama audien event. Dengan mengenali jumlah pasar yang ada maka akan semakin mudah untuk memproyeksikan jumlah audien yang akan kita tuju. Proporsi antara pasar dan target audience menjadi sangat penting untuk mengetahui kapasitas yang ada, apakah kaapsitasnya berlebih atau bahkan kekurangan.

3.     Marketing tool dan media plan

Marketing tool adalah perangkat yang dapat digunakan untuk menunjang program marketing. Perangkat-perangkat ini dapat digunakan seluruhnya atau hanya sebagian tergantung dari strategi yang dijalankan. Dalam studi kelayakan perencanaan aplikasi perangkat ini disebut media plan, yang merupakan penjelasan tentang kapan akan dimulai promosi, kapan saat intenstas tinggi dan kapan saat reminder saja. Perangkat ini terdiri atas :

v  Advertising

v  Public Relations

v  Direct Marketing

v  Word of mounth

v  Hospitality

4.     Industri dan competitor yang ada

Dalam dunia event, persaingan antar satu event dengan event yang lain merupakan hal biasa, bahkan terkadang berhadap-hadapan venue. Persaingan ini akan sangat menentukan keberhasilan event tentang sejauh mana strategi yang kita terapkan dan materi apa yang kita suguhkan kepada audien. Ada kalanya semua pemain dalan event tersebut sama-sama menang, karena segmen dan target pasar yang dituju berbeda. Ada beberapa pertanyaan yang cukup membantu mengembangkan strategy terhadap kompetitor yang ada :

·       Siapa saja lima pesaing langsung yang terdekat ?

·       Siapa saja pesaing secar tidak langsung yang ada?

·       Siapa target pasar dan segmen mereka?

·       Apa kelemahan dan kekeurangan mereka?

·       Apa yang membedakan kita dengan mereka?

5.     Sponsor Potensial

Sponsorship dapat berupa pemberian uang secara tunai maupun kontribusi tertentu dan harus diberikan selama program event, dalam iklan cetak atau situs partner seperti yang ditentukan oleh panitia . Di indonesia khususnya sponsor merupakan mitra utama dalam penyelenggaraan event. Boleh dikatakan tanpa sponsor boleh dikatakan bahwa event yang dilaksanakan tidak cukup berhasil. Bahkan kita harus merubah kaca mata bahwa kita berada disisi mereka dengan cara menjelaskan:

·       Sponsor apa saja yang selaras dengan produk dan audien kita?

·       Kompensasi apa saja yang dapat kita berikan untuk sponsor?

·       Seberapa berhasilkah kita meyakinkan sponsor bahwa acara yang kita selenggarakan sukses dan memberikan dampak positif bagi mereka?

7. Resiko usaha

Dalam industri event sebagaimana juga industri lain yang project based, identifikasi dan manajemen risiko menempati prioritas tertinggi bagi manajemen. Resiko adalah keadaan dan hal-hal yang memberikan dampak negatif, mengganggu bahkan membatalkan event itu sendiri. Untuk mengetahui tentang resiko, dalam studi kelayakan ini perlu dijelaskan sumber resiko terbesar yang paling mungkin terjadi. Untuk itu diperlukan :

1. Identifikasi resiko
2. Rencana Kontijensi

8. Proyeksi Laba Rugi

Proyeksi laba rugi merupakan hal yang wajib dalam setiap studi kelayakan. Proyeksi laba rugi merupakan penjelasan tentang sumber-sumber pendapatan yang dapat diidentifikasi dan dimanfaatkan secara optimal guna mendanai proyek dan mendapatkan keuntungan darinya. Didalam proyeksi laba rugi ini pada umumnya dijelaskan secara ringkas apakah proyek ini menguntungkan atau merugikan dan seberapa besar potensi yang dihasilkannya. Dengan menegetahui segmen pasar yang dituju dan kompetitor yang ada, perusahaan dapat menetapkan strategi harga yang dijalankan dengan prinsip cost base revenue atau cost to value.

v  Sumber-sumber pendapatan ini dapat berasal dari :

·       Harga tiket

·       Distribusi

·       Sponsorship

·       Food & beverages, souvenir, photo session dan lainya

v  Biaya

·       Artis/materi

·       Produksi

·       Trasportasi/akomodasi

·       Food and beverages

v  Dan lain-lain

·       Analisa Breakeven

·       Pro-forma laba rugi

·       Pro-forma cash flow

9. Rencana manajemen secaa luas

         Event merupakan salah satu alat yang digunakan oleh manajemen untuk mencapai tujuannya. Oelh karena itu jika  event yang dilaksanakan mempunyai tujuan yang lebih besar, manajemen dapat memberikan keterangan tambahan di proposalnya. Misalnya bahwa event ini sebagai sebuah bentuk kegiatan corporate social responsibility bagi perusahaan dimana didalamnya akan ada sebuah program-program yang perlu disampaikan secara langsung kepada masyarakat.

10. Penutup

         Penutup berisi tentang ucapan terima kasih dan contact person, alamat perusahaan dan       pengalaman-pengalaman event yang pernah dilaksanakan.