Chapter 3 - Pengembangan Skills / Kehalian

CHAPTER 3

PENGEMBANGAN SKILLS/KEAHLIAN

Menjadi seorang event manajer atau event organizer  adalah sebuah tantangan yang cukup berat, dia adalah seorang sutradara, seorang dirijen dan seorang pengarah bagi timnya untuk menjalankan proyek yang akan dikerjakan dari mulai nol hingga event tersebut sukses, yang merencanakan dari hal-hal yang detil hingga tujuan besar dalam sebuah event. Di organisasi dan dilapangan dia memiliki sifat-sifat yang kompleks yang harus dihadapi, seperti deadlaine, crahs program, negoisasi, kreativitas, penengah, komitment, pelayanan, target dan lainnya. Oleh karenanya  seorang event manager sepatutnya belajar tentang keahlian dan ketrampilan yang bervariasi.

Merencanakan sebuah eventt adalah event itu sendiri, karena 60 persen event merupakan perencanaan. Tugas anda adalah mengorganisasi suatu event bahkan mulai dari hal yang tidak kita ketahui. Klien kita mungkin datang kepada kita hanya dengan beberapa kalimat, misalnya : tolong bikinkan saya event launching produk yang sifatnya ”wah” dengan target pengunjung kelas bawah, atau mungkin hanya dengan  kalimat : bisa bikin konser bon jovi, mas? Dan lain sebagainya. Klien dan sponsor kebanyakan datang kepada kita dengan ide-ide dasar yang harus kita oleh menjadi ide yang mudah dipahami, dari khayal menjadi nyata, dari rumit menjadi sederhana dan dari tidak tampak menjadi tampak. Dan ini yang menjadi tugas seorang event manajer. Seorang event manajer harus pertama kali medisain basic framework, setelah itu menyiapkan rencana marketing, mencari sponsor, logistik, lokasi, site plan, desain, hubungan dengan vendor, performer, undangan, tiket, menu, sound, lighting, transportasi dan hal-hal lain yang bertujuan untuk mensukseskan event dan tujuan perusahaan.

Bagi orang-orang yang bekrja kepada sebuah perusahaan, biasanya ada tahaptahap tertentu yang harus dilewati sebelum menjadi seorang event manajer, mulai dari trainee, event promotions, crew, event coordinator, stage coordinator, event programmer hingga menjadi event manajer.

Di Indonesia khususnya masih sangat jarang ditemukan gelarr akademis yang berkaitan dengan event, atau sebutlah sarjana event. Saat ini pendidikan yang berkaitan dengan event tepencar-pencar sesuai dengan bidangnya masing-masing, misalnya desain, lighting, publik relations dan lainnya.

Telepas dari back gound apa saja yang dihasilkan dari pendidikan formal, seorang event manager harus mengetahui skils-skilss yang diperlukan, sehingga semakin banyak keahlian yang dimiliki akan semakin memudahkan tugasnya sebagai seseorang yang ahli dalam bidang event.

Analytical/Critical thinking and problem solving -  skills ini merupakan keharusan jika anda berkecimpung dalam bidang event. Anda harus mengetahui apa itu masalah dan dari mana datangnya permasalahan, apa yang berpotensi menimbulkan masalah dan bagaimana cara memecahkannya. Dengan pengetahuan yang analitis dan kritis anda diharapkan mampu berpikir bagaimana cara agar tidak terjadi masalah di kemudian hari. Yaitu dalam mengelola sebuah event.

Client/Customer service orientation – yaitu kemampuan untuk mengelola apa yang dibutuhkan oleh konsumen terhadap kita. Sering kali kita berpikir bahwa apa yang kita tawarkan kepada klien adalah yang terbaik bagi mereka, tapi pada kenyataannya banyak apa yang dimaui oleh klien lebih besar dan lebih indah dari yang kita tawarkan kepadanya. Jadi anda merupakan orang yang percaya oleh klien untuk membantu tugas-tugasnya, sehingga sangat penting membangun kepercayaan dan respek terhadapnya.

Good negotiation skills – negoisasi adalah sebuah seni sebagai seorang pedagang dimana ada penjual dan pembeli. Negoisasi tidak melulu terhadap harga, tapi disini negoisasi mencakup terhadap sumber daya, kemampuan meyakinkan klien, crash program dan lainya.

Ability to work under pressure and meet deadlines – seorang event manager harus dapat mengelola tekanan dan deadline dengan tenang. Event merupakan sebuah project yang dalam perencanaan dan pelaksanaannya tidak selalu sejalan. Dalam kenyataannya pada saat perencanaan dimulai banyak sekali hambatan dan perubahan yang terjadi sehingga membutuhkan kesabaran, ketenangan dan menjadi motivator bagi yang lainnya. Ahkan disaat genting pun seorang event manager tidak boleh terlihat panik didepan anak buah apalagi kliennya, dia harus mampu bersikap calm dan cool, menunjukkan ahwa semua peekerjaan masih under control dan seolah-olah tidak terjadi apa-apa, sehingga tidak mempengaruhi hal-hal lain yang berdapak buruk bagi tim dan klien.

Teamwork, facilitation and co-operation – bekerja sebagai tim sangatlah berbeda dengan bekerja sendirian atau berduaan. Bekerja dengan tim berarti bekerja dalam banyak kepala, banyak kemauan dan banyak perbedaan. Tetapi seperti filosofi dalam sebuah kapal, bahwa nahkoda harus memberikan arahan yang efektif  kepada anak buahnya untuk berkerja dan menyelesaikan tugas fungsinya dan dapat bekerja sama dengan fungsi lain sehingga tujuan dan arah organisasi dengan jelas dan efektif dapat dicapai.

Planning, co-ordination and organisation – ini adalah kemampuan untuk mengkoordinasikan satu untuk semua, memberikan arahan, merencanakan sesuatu bagi tim dan pendelegasian tugas yang dicantumkan dalam organisasi yang dibuatnya.

Good networking skills – event manajer tidaklah dapat berdiri sendiri, dia harus menadi bagian dari sebuah komunitas yang bersangkutan. Artinya dia harus dapat menjalin network dengan artis, supplier, komunitas dan sebagainya.